Хранение приказов по личному составу
Документы по личному составу предприятия созданные после 2003 года должны хранится 50 лет.
К документам по личному составу относятся трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).
Согласно Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы содержащие персональные данные сотрудников должны хранится 75 лет.
В марте 2016 года внесены изменения в сроки хранения кадровых документов по личному составу. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ уточняет, что 75-лет нужно хранить документы, которые были созданы до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет.
Содержание
- Локальные нормативные акты и основные документы
- Оформление трудовых отношений
- Прочая документация возникающая в процессе трудовых отношений
- Примечание
- Нормативная база
- Правила хранения
- Сроки хранения
- Административная ответственность
- Судебная практика
- Виды приказов
- Приказы по личному составу
- Формы приказов по ЛС
- Особенности работы с приказами по личному составу
Федеральный закон Российской Федерации от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Внести в Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320) следующие изменения:
1) в подпункте «б» пункта 4 статьи 22 слова «документов по личному составу,» исключить;
2) дополнить статьей 221 следующего содержания:
«Статья 221. Сроки временного хранения документов по личному составу
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях — не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях — не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, — в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, — с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.».
Президент Российской Федерации
В. Путин
Опубликован 4 марта 2016 г.
Вступает в силу 2 марта 2016 г.
В процессе деятельности каждой организации всегда образуется множество документов. Основной объем связан с ведением коммерческой деятельности, взаимодействием с контрагентами, общением с государственными органами и т.п.
Каждый документ имеет определенные сроки хранения. Эти сроки зависят от вида документа и регулируемых им отношений. Экземпляры договоров, соглашений, платежные документы могут и должны быть представлены как доказательство в суде или надзорном органе. Все это обуславливает сроки их хранения.
Но кроме коммерческой деятельности предприятия, огромный объём документации связан с трудовыми отношениями. Кадровая документация имеет значительные сроки хранения, которые зависят не только от сроков исковой давности, но и средней продолжительности человеческой жизни.
Работник предприятия не только хорошо функционирующий механизм, но и человек, который на исходе жизненного пути получает право на различные пособия от государства, а размер пособий может зависеть от выполнявшейся работы и её продолжительности.
Все это подтверждается документами, срок хранения которых зависит от продолжительности человеческой жизни и определяется Росархивом. Перечень и сроки хранения документов регулярно обновляются. Так, в конце февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива, утверждающий перечень типовых документов, создаваемых государственными органами и организациями, и сроки их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарег. В Минюсте России 06.02.2020 г. № 57449)).
Ниже я предлагаю переработанные выдержки из утвержденного перечня с указанием сроков хранения.
Локальные нормативные акты и основные документы
1. Коллективные договоры – постоянно.
2. Штатные расписания (в т.ч. изменения к ним) – постоянно (по месту утверждения); 3 года (в других организациях).
3. Положения об оплате труда и премировании работников – постоянно (по месту утверждения); 5 лет (в других организациях).
4. Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок – 1 год (после замены новыми).
5. Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных – по месту утверждения (постоянно), в других организациях – 3 года (после замены новыми).
6. Графики отпусков – 3 года.
7. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50/75 лет.
8. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков – 5 лет.
Оформление трудовых отношений
9. Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).
10. Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица – 5 лет (после увольнения или изменения материально ответственного лица).
11. Уведомления о трудоустройстве иностранных граждан – 3 года.
12. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).
13. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о направлении в командировку работников – 5 лет (об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет).
14. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о дисциплинарных взысканиях – 3 года.
15. Согласие на обработку персональных данных – 3 года (после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором).
16. Должностные регламенты (инструкции) работников – 50/75 лет.
17. Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).
18. Личные дела руководителей и работников организаций – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии). Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации.
19. Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Прочая документация возникающая в процессе трудовых отношений
20. Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) – до востребования. Невостребованные работниками – 50/75 лет.
21. Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка – 1 год.
22. Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда – 3 года.
23. Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет).
24. Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации – 5 лет.
25. Переписка об установлении размера заработной платы, денежного содержания, начислении премий – 5 лет.
26. Уведомления, предупреждения, работников (-ам) работодателем – 3 года.
27. Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий – 1 год.
28. Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий, – 3 года.
Примечание
Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Нормативная база
Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.
Сроки хранения документов устанавливают:
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.
ВАЖНО! С 18.02.2020 приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу. Взамен появился перечень сроков хранения документов в организации на 2020 год, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Новый документ изменил сроки сбережения различных документов, а по некоторым позициям позволил компаниям не хранить бумаги. Учитывайте эти изменения в ЛНА.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел.
1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
2. В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.
Сроки хранения
В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.
Продолжительность нахождения в архиве компании |
Наименование документов |
1 г. |
Данные лиц, не принятых на работу |
3 г. |
Графики отпусков |
Записи о трудовой дисциплине |
|
5 л. |
Акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
Выписки по улучшению условий и охраны труда |
|
Документы по технике безопасности и ее соблюдению |
|
Документы о командировках |
|
50 лет, если не были востребованы |
Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
75 л. |
Характеристики и личные карточки сотрудников |
Трудовые договоры, ЭПК* |
|
Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
|
Личные дела руководителей, ЭПК |
|
Постоянно |
|
* ЭПК — документы, которые после истечения срока хранения отбирают для постоянного хранения. ДМН — до минования надобности, но не менее года. |
Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов.
Таблица сроков хранения документов в организации в 2020 году |
||
---|---|---|
Постоянное хранение |
||
Положение о защите персональных данных |
П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ |
|
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) |
Ст. 21 ТК РФ |
|
Положение об аттестации |
||
Положение о системе обучения |
Ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ |
|
Приказы по основной деятельности |
||
Длительное хранение |
||
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ |
75 л. |
Личные карточки работников (Т-2) |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
75 л. |
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
75 л. |
|
Табели учета рабочего времени |
Ч. 3 ст. 91 ТК РФ |
|
Трудовые договоры, соглашения к ним |
Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ |
75 л. |
Ограниченный срок хранения |
||
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий |
10 л. |
|
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков |
Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ |
5 л. |
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда |
Ст. 135, 144, 147 ТК РФ |
5 л. |
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников |
5 л. |
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
5 л. |
|
Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.) |
Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000 |
75 л. |
Приказы о командировании, о дежурствах |
5 л. |
|
Приказы о дисциплинарных взысканиях |
3 г. |
|
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
5 л. |
|
Журналы учета рабочего времени |
1 г. |
|
Графики предоставления отпусков |
Ст. 123 ТК РФ |
3 г. |
Правила внутреннего трудового распорядка |
Ч. 4 ст. 189 ТК РФ |
1 г. |
Перечень профессий с вредными условиями труда |
Ст. 221 ТК РФ |
ДЗН (до замены новыми) |
Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции |
5 л. |
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего.
Административная ответственность
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.
Судебная практика
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25 КоАП РФ, в которой штрафы на порядок выше и достигают в некоторых случаях 300 000 рублей.
Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.
Виды приказов
О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.
Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.
Приказы по личному составу
Определимся, что такое «личный состав».
Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».
Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.
Формы приказов по ЛС
Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.
Особенности работы с приказами по личному составу
Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.
Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!
Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.
50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:
- о приеме работника на работу;
- о перемещении;
- о совмещении;
- о переводе;
- об увольнении;
- об аттестации;
- о повышении квалификации;
- о присвоении званий (чинов);
- об изменении фамилии;
- о поощрениях и награждениях;
- об оплате труда;
- о премировании;
- о различных выплатах;
- о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
- об отпусках по уходу за ребенком;
- об отпусках без сохранения заработной платы;
- о дежурствах по профилю основной деятельности;
- о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
- о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
5 лет хранятся приказы по личному составу:
- о дисциплинарных взысканиях;
- о ежегодных оплачиваемых отпусках;
- об отпусках в связи с обучением;
- о дежурствах;
- о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола. Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.
Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.
Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.