Логистический аудит

Основной целью аудита склада (ауди́т от лат. audit — слушает) является получение объективных данных о состоянии системы логистики компании, возможность провести анализ эффективности работы склада.

В зарубежной практике существуют следующие виды аудита:

• Финансовый аудит- проверка соблюдаются ли принципы и требования бухгалтерского учета.
• Операционный аудит– проверка алгоритмов бизнес-процессов.
• Специальный аудит– экспертное заключение определенной области деятельности, которую можно предоставлять другой стороне. Например, техническое задание на автоматизацию склада, логистический анализ, оптимизация работы склада, проект склада.

«Виноват» ли склад?

Склад – индикатор «здоровья» бизнеса, ведь именно на складе сосредоточена вся проблематика, связанная с неудовлетворительной деятельностью отделов закупок и продаж. Отдел закупок может заказать такое количество товара, которое значительно превышает емкость склада. Соответственно, перекрывается доступ к другим товарам, снижается скорость всех складских операций. Казалось бы, ошибся отдел закупок, но склад выявляет проблему, как лакмусовая бумага.

Аудит склада, каких результатов ожидать:

• • Повышение эффективности управления товарными запасами.
  • Более эффективное использование бюджета содержания склада.
  • Повышение уровня по эффективному использованию складской площади, складской техники.
  • Улучшение показателей эффективности работы.
  • Повышение эффективности алгоритма бизнес-процесса для выполнения складских операций.

… а значит повышение показателей «здоровья» вашего склада!

Практический пример организации деятельности складского хозяйства, нуждающегося в оптимизации работы склада и аудите складского хозяйства

Как было у клиента до проекта
Склад компании-дистрибьютора около 3000 квадратных метра, 10 метров высота до нижнего края балки, стеллажи в 4 яруса, доки, есть зоны отгрузки/приемки/готовых заказов/хранения/брака.
Описание проблематики
В 9:00 перед доками наблюдается скопление автомобилей для загрузки и большегрузные фуры прихода. Автомобили грузятся вручную. Фуры прихода ждут, когда закончится погрузка расхода. Во время отгрузки расхода другие операции склада не выполняются. В зоне хранения и комплектации (включая проходы) много беспорядочно разбросанных, пылящихся товаров. Перемещение товара возможно не выше 3 яруса из-за техники. Соответственно, 4й ярус пуст на 90%, 3й ярус заполнен на 50%, 2й ярус переполнен. Маркирование товара производится либо без указания даты поставки, номера партии и кода товара, либо не маркируется вовсе.
В инвентаризации товары 3-4 ярусов участия не принимают.
Нет принципа расстановки товаров при приемке (FIFO, например).
1/3 товаров всего объема действительно оборачиваются, 2/3 – занимают место склада в качестве «мертвого груза». Брак располагается вместе со всеми остальными товарами, списание происходит 1 раз в неделю. Персонал склада работает по 3 месяца, от инвентаризации до инвентаризации. В главном офисе работают высокооплачиваемые специалисты по управлению товарными запасами, которые никогда не были на складе и не понимают алгоритм складских процессов. Бонусы от дистрибьютора за несогласованные в плане приходы партий товаров, которые превышают нормы приходов.
В результате замедлены или вовсе остановлены складские процессы. Склад переполнен «замороженными», плохо оборачивающимися товарами. Товары размещены в проходах. Расходы склада превышают доходы от бонусов.

Посмотрите видео-отзыв собственника компании Приват-Алко, о том, как повысилась эффективность работы склада после внедрения системы ABM WMS

Что делать? Нужна оптимизация склада!

Аналитика по ABC не покажет полную картину происходящего так, как оптимизация склада, анализ складской деятельности предприятия, аудит складского хозяйства, закупок, доставки. Аудит склада позволяет получить весь список проблем по приоритетности, устранить их.

Не замораживайте товарные запасы в неликвидных товарах, проводите меры по улучшению эффективности всей цепочки поставок, посещайте склад, общайтесь со складским персоналом, проводите анализ и контроль только реальных «живых» данных склада.

Узнайте, как работает система ABM WMS, ее основные функции и отчеты.

Бесплатный вебинар

«Управление складской логистикой с ABM WMS: Демонстрация работы системы»

Эксперты ABM Cloud проведут анализ эффективности работы склада, оптимизацию склада, а также подготовят полный проект склада.

Запросить презентацию

Логистический аудит особенно востребован на промышленных предприятиях, где задействованы в комплексе все логистические функции, включая закупки, производство и сбыт продукции. Но имеет смысл проводить его также в торговле.

Результаты аудита могут быть полезными для логистических компаний, а также фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики.

Основная цель проведения аудита — оценка компонентов операционной логистической системы, позволяющей выявлять возможности повышения эффективности и производительности.

Ключевой принцип логистического аудита — движение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей; к детальному исследованию выбранных сфер деятельности компании.

В соответствии с этим принципом на предварительном этапе изучаются текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Для этого анализируются корпоративная миссия, задачи и цели компании, ее производственная, маркетинговая, закупочная стратегии. Полученная информация помогает определить основные вопросы, ответы на которые позволят компании добиться существенного конкурентного преимущества на рынках.

После составления основных вопросов команда по проведению логистического аудита определяет конкретные ключевые показатели, позволяющие получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистических стратегий компании. Ключевые показатели можно объединить в четыре группы, которые включают как качественные, так количественные составляющие.

Проведение аудита может быть поручено независимой стороне, которая проводит оценку всех аспектов цепи поставок компании, определяет сильные и слабые стороны логистической системы компании, отслеживает тенденции, влияющих на их формирование, анализирует случаи неэффективного использования ресурсов, определяет уровень конкурентоспособности логистической системы компании. Независимая сторона представлена внешними экспертами, которые не обязательно являются знатоками специфики конкретного бизнеса, но обладают компетенцией в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Также в команду по проведению аудита включаются работники компании, в которой проводится аудит — представители как логистических, так и других подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии, др.).

После составления необходимых документов команда по проведению логистического аудита переходит непосредственно к процедуре логистического аудита, который можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний аудит включает проведение масштабного анализа, выполняемого в виде рассылки анкет или выборочных глубинных собеседований с клиентами — представителями различных обслуживаемых сегментов рынка (таких как производители, оптовики, ритейлеры, другие покупатели с разным объемом закупок, других).

Основная цель выборки — отразить общую комбинацию видов бизнеса и продуктов компании. Это достигается за счет сбора информации о взаимодействии между логистическими системами продавца и клиентов, определения эффективности логистического обслуживания клиентов основными конкурентами. Запросы делаются как в отношении текущей, так и будущей конкурентной среды и требований по обслуживанию клиентов. Все задаваемые им вопросы могут быть детализированы по:

— заказам,

— видам продукта, выпускаемым на заказ или отправляемым в запас,

— сегментам каналов дистрибуции,

— продуктовым линиям/группам.

Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых впоследствии можно разработать стратегию логистики. Кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве основы для проведения последующего анализа анкет, рассылаемых по почте.

Внутренний аудит в компании может начинаться с углубленных интервью с руководством компании. Для этого заранее готовится специальная форма подобных интервью по каждой из следующих управленческих функций:

— обслуживание клиентов/управление заказами;

— транспортировка (входящие и выходящие потоки);

— складирование;

— прогнозирование и управление запасами;

— планирование производства и составление рабочих графиков;

— закупки/снабжение;

— маркетинг/продажи;

— финансовый контроль/бухгалтерский учет;

— обработка данных.

В качестве основы для количественного этапа аудита логистики могут быть использованы различные источники, позволяющие получить необходимые документы. Нужные и уже имеющиеся данные извлекаются из существующих файлов или они комбинируются, с использованием различных приемов работы выборками. Возможными источниками данных могут служить:

1. Существующие файлы:

— файлы по истории прошлых заказов и/или открытых заказов;

— файлы с накладными и с данными по грузовым манифестам;

— оплаченные счета за транспортировку по полученным и отправленным грузам;

— отчеты о ездках собственного подвижного состава;

— карточки учета складских работ или платежные ведомости.

2. Первичные документы:

— листы содержания грузов в грузовиках (контейнерах) по всем поступающим и отправляемым партиям за анализируемый промежуток времени в разбивке по местам отправки и местам получения грузов (задаются почтовыми кодами), содержанию, весу, заполнению объема грузовиков (в %), величине потерь груза после прибытия;

— часы работы складских работников, занятых на приемке, размещении, комплектации, упаковке, отгрузке продукции, уборке складских помещений, внутренней передислокации запасов;

— данные об использовании парка собственного подвижного состава, включая маршруты, расстояния перевозок, порожние пробеги подвижного состава, использование грузовместимости грузовиков, объем перевезенного груза, а также постоянные и переменные составляющие понесенных затрат;

— грузовые тарифы (счета за перевозки), выплачиваемые перевозчикам общего пользования, контрактным и железнодорожным перевозчикам, обобщенные по товарным кодам, фактическому весу, потерям груза в результате транспортировки, виду транспорта, перевозчикам, а также почтовым кодам мест отправки и назначения грузов;

— информация о времени выполнения заказов и коэффициентах удовлетворения спроса, полученная на основе анализа отдельных заказов и ассортимента по продуктовым линиям, отгруженным клиентам, и обобщенная по сегментам клиентов, продуктовым группам, заказанным и отгруженным объемам продуктов, датам заказов клиентов, датам получения, датам поступления в запасы, датам отправки продукции в распределительный центр, датам комплектации, датам отгрузки.

Полученные данные группируются по следующим категориям:

— По весу, объему, видам продуктов, грузовикам, железнодорожным вагонам или фургонам; по полученному или отправленному объему груза, по каждому инфраструктурному подразделению компании.

— По потокам в цепях поставок и по параметрам грузопотоков, поступающих в каждое подразделение инфраструктуры Компании или отправляемых из него.

— По времени (часам) работы складских работников и счетам (в денежном исчислении) в отдельных складских сооружениях Компании и видам внутренней деятельности.

— По географическому распределению отправителей продуктов (по местам происхождения продуктов) и по местам, куда они отправляются (пунктам назначения).

— Там, где это возможно, по маршрутам, пройденному расстоянию, соотношению затрат и поступлений, соотношению числа трейлеров/контейнеров, доставленных собственными тягачами или контрактными перевозчиками.

— По объемам доставленных и отправленных грузов в разбивке по перевозчикам общего пользования и контрактным перевозчикам, сгруппированным по видам транспорта, отдельным перевозчикам, географическим районам и по весовым категориям.

— По прошлым данным, отражающим время выполнения заказов и уровень обслуживания клиентов: коэффициенты удовлетворения спроса и своевременность доставки.

Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, наиболее важным для компании. Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать рекомендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в действующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.

Справка

Критерии оценки качества логистики в компании

1. Эффективность обслуживания клиентов:

— время выполнения цикла заказа — в целом и по каждому компоненту;

— коэффициент удовлетворения спроса (сопоставление числа заказов с числом доставленных заказов в процентах);

— стабильность времени выполнения заказов (временные характеристики отклонений);

— характеристики реагирования на запросы клиентов;

— способность корректировать размер полученного заказа;

— способность изменять запрашиваемое время доставки заказа;

— способность учитывать производственные графики;

— способность заменять одни виды продукта другими, в том числе и при возникновении задержки в выполнении заказа.

2. Эффективность логистики или затраты, связанные с выполнением каждого из следующих функциональных видов деятельности:

— транспортировка;

— складирование;

— управление запасами;

— планирование производства и диспетчеризация;

— закупки;

— поступление и обработка заказов.

3. Использование активов:

— запасы;

— складские сооружения;

— собственный парк подвижного состава.

4. Приемы и показатели работы конкурентов по характеристикам (параметрам) обслуживания клиентов и использования активов.

Историю развития такой категории, как аудит, многие авторы рассматривают по-разному. Соответствующая дефиниция в переводе с латинского трактуется как «слушание» и используется на практике для определения проверки. Так, под аудитом принято понимать проверку, осуществляемую независимым экспертом, направленную на определенную деятельность или явление. Именно поэтому различают технический, операционный, экологический, а также логистический аудит, который рассматривается в данной статье. Что подразумевается под представленной категорией? Чем она отличается от других? Какие существуют виды логистического аудита? На эти и иные не менее важные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения нашей статьи.

Понятие и организация логистического аудита

Сегодня наряду с понятиями финансового, бухгалтерского, технического и иных разновидностей аудита немаловажную позицию занимает логистический аудит. В первую очередь его действие направлено на сокращение издержек логистического характера и повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Под логистическим аудитом следует понимать комплексную проверку эффективности работы подсистем логистики. Роль логистического аудита при выборе логистической стратегии заключается в выявлении «проблемных участков». Так, в процессе процедуры формируется дерево связей между ними, носящих причинно-следственный характер. Кроме того, производится масштабный экономический расчет в отношении продаж, применения площадей и управления запасами. Организация логистического аудита и этапы проведения относятся непосредственно к следующим видам проверок:

• Аудит закупок, то есть материально-технического снабжения.
• Аудит планирования по схеме «продажи – производство – закупки».
• Аудит логистических затрат на складирование, комплектацию, хранение и перемещение товарной продукции.
• Аудит распределения товарной продукции в соответствии с цепочкой поставок.

Результаты логистического аудита

Помимо организационного вопроса, в теоретические основы системы логистического аудита включается и результат процедуры в виде отчета, содержащего следующие сведения:

• Оценка действительного состояния в отношении логистической системы предприятия.
• Перечень технических, информационных, организационных и технологических рекомендаций по улучшению всех логистических подсистем.
• Оценка необходимости определенных изменений.
• Предварительная (потенциальная) окупаемость инвестиций.

Результаты, которые оглашаются после проведения такой процедуры, как аудит логистических систем, обычно говорят от уместности тех или иных проектов, связанных со следующими пунктами:

• Разработка стратегии в плане логистической составляющей структуры.
• Реинжиниринг (проектирование) системы или же подсистемы логистики. Ярким примером последней может служить проектирование комплекса складского характера.
• Формирование системы, связанной с регламентацией логистических бизнес-процессов.

Логистический аудит и основной его принцип

Ключевым принципом логистического аудита является развивающееся движение от общего к частному. Иными словами, процедура начинается с проверки целей деятельности структуры глобальной направленности и заканчивается причинами упущенных возможностей, низкой производительности, а также низкой эффективности. После проработки вопросов общего характера логистический аудит предприятия предполагает проведение детального исследования логистических функциональных областей в компании.

Так, в соответствии с приведенным выше принципом осуществляется изучение текущих стратегий предприятия, способных в полной мере повлиять на организацию в плане движения потоков материальной природы. Для этого в любом случае необходим анализ корпоративной миссии, а также производственной, маркетинговой и закупочной стратегии фирмы. Аудит логистических систем своим заключительным шагом содержит формирование базы данных. Так, ее можно применить для оценки деятельности этих систем на предприятии.

Для реализации рассматриваемой в статье процедуры создается команда, включающая представителей логистической службы и иных функциональных подразделений компании (бухгалтерия и финансы, продажи и маркетинг, закупки и производство, информационная служба и так далее). Важно дополнить, что, к примеру, логистический аудит транспортной системы предприятия проводится в присутствии сторонних экспертов. Кроме того, для реализации процедуры нередко привлекают студентов специализированных высших учебных заведений. Данный ход, несомненно, целесообразен, ведь начинающим специалистам, так или иначе, нужна практическая база для достижения поставленных в профессиональном плане целей.

Этапы составления отраслей логистического аудита

Современные ученые различают несколько этапов логистического аудита, среди которых предварительный, основной и, соответственно, заключительный. Для начала целесообразным будет рассмотреть предварительный этап логистического аудита.

Так, на протяжении первых двух-трех дней специалисты изучают функциональные области производства, снабжения, реализации и сбыта товарной продукции. Затем на протяжении недели логистические эксперты осуществляют обработку результатов исследований, а также подготовку перечня логистических функций, которые, так или иначе, подлежат тщательной проверке. Логистический аудит своей заключительной строкой на данном этапе содержит формулировку вопросов для анкет и интервью, а также составление перечня показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка логистических функций.

Основной этап логистического аудита

Для начала необходимо отметить, что основной этап столь масштабной процедуры классифицируется на внутренний и внешний аудит. В данной главе рассмотрен аудит логистических затрат на примере предприятия промышленности и его основной этап. Начальной точкой внутреннего аудита считается интервью с руководителем предприятия. После этого логистический аудит производится в соответствии со следующими направлениями:

• Первое направление подразумевает опрос сотрудников функциональных подразделений компании по вопросам, которые, так или иначе, имеют отношение к логистике (сбыт, склады, транспорт).
• Второе направление предполагает работу с выборкой документации предприятия.
• Третье направление говорит о сборе сведений в соответствии с договорами поставки для осуществления статистического анализа продаж и закупок товарной продукции.

В процессе производимого внутреннего логистического аудита применяется система показателей, которые классифицируются на следующие группы:

• Первая группа содержит показатели обслуживания внешних и внутренних потребителей, а также оценку качественных характеристик сервиса, куда необходимо отнести способность принципиально изменять особенности заказов в соответствии с запросами клиентов, время исполнения заказов, а также стабильность в отношении данного времени.
• Во вторую группу включены показатели, которые связаны непосредственно с затратами денежных средств на осуществление логистических операций и процедур. В процессе анализа затрат производят оценку соотношения «затраты – выгоды». Здесь подразумеваются те выгоды, которые получают клиенты от принятия и дальнейшей реализации определенных решений в компании.
• Третья группа насчитывает несколько показателей применения собственного парка транспортных средств (подвижного состава) или складских сооружений, среди которых коэффициент применения грузоподъемности ТС, коэффициент применения складского объема и так далее.

Внешний аудит

Как выяснилось, основной этап рассматриваемой в статье процедуры содержит такие виды логистического аудита, как внутренний и внешний. В данной главе целесообразным будет ознакомиться с последним. Важно отметить, что имеет смысл ставить начальную точку внешнему аудиту только тогда, когда процедура внутреннего аудита гарантированно пройдена. Так, на данной стадии осуществляется изучение ожиданий и требований клиентуры для того, чтобы определить оптимальные показатели деятельности предприятия; рассмотрение приемов, применяемых конкурентами; оценка уровня обслуживания потребителей материального потока и так далее.

Необходимо отметить, что внешний логистический аудит производится в виде рассылки специально подготовленных анкет или выборочных собеседований непосредственно с представителями обслуживаемых компаний, а также покупателями из различных мест в географическим плане или с различным объемом закупок. Важно дополнить, что типовые анкеты в обязательном порядке адаптируются совершенно под каждую проверяемую структуру. Кроме того, опрашиваются, как правило, не только руководители компании или отдельных ее подразделений, но и конкретные сотрудники в соответствии с их сферой деятельности.

Таким образом, по результатам внешнего аудита можно сформировать конкретные рекомендации для структуры и указать те изменения, которые необходимо осуществить в актуальной на момент проверки логистической системе.

Заключительный этап

После того как основной этап логистического аудита произведен, необходимо осуществить подготовку следующих аналитических отчетов:

• Первый отчет, разработанный в соответствии с анализом номенклатуры запасов, содержит в себе сведения по поводу ассортимента сырья и товарной продукции, запасов по группам, категорий или позиций, оценки оборачиваемости позиций по номенклатуре.
• Второй отчет содержит анализ движения денежных потоков в компании, а также за ее пределами. Например, детализированная характеристика движения денежного потока по складу в общем и объем денежных потоков в соответствии с каждой логистической операцией в отдельности. Важно отметить, что на отрезках линии, находящейся между складскими зонами, также важно указать величину денежного потока. Полученные результаты применяются для того, чтобы определить число грузчиков и транспортных средств внутрискладского назначения.
• Третий отчет посвящается оснащению предприятия ресурсами. Так, соответствующие сведения включают классификацию и характеристику погрузочно-разгрузочной техники. Основной целью описания является не что иное, как оценка актуальной для предприятия материально-технической базы.

Обобщение сведений

Как выяснилось, логистический аудит осуществляется в целях выявления недочетов в логистической системе структуры. После определения «узких мест (участков с повышенным риском), так или иначе, логистическими экспертами производится разработка рекомендаций для исправления обозначенных проблем. Безусловно, данные рекомендации в последующем используются для повышения уровня обслуживания существующих клиентов, нахождения новых, а также для совершенствования управления денежными потоками.

Пример логистического аудита

В данной главе целесообразным будет рассмотреть процедуру логистического аудита на конкретном примере. Аудит склада – не что иное, как поиск методов улучшения деятельности склада в пределах экспресс-исследования складских процессов и ресурсов. Приведенное мероприятие может осуществляться как разово, так и на постоянной основе. Как отмечалось выше, логистический аудит, главным образом, нацелен на выявление недочетов в организации склада, а также в его работе. Кроме того, в данном случае уместно создание тех или иных предложений по устранению найденных недостатков. Частной задачей рассматриваемой в статье процедуры зачастую является обоснование того, что склад необходимо автоматизировать.

Нередко логистический аудит считают обязательным этапом, предваряющим внедрение WMS-системы. Так, результаты исследований и соответствующие рекомендации логистических экспертов позволяют отыскать наиболее оптимальные варианты в плане хранения товарной продукции, а также оптимизировать реализацию складских операций, количество сотрудников, загрузку и так далее. Иными словами, логистический аудит, так или иначе, способствует осознанию того, что необходимо сделать на складе для приведения его в абсолютный порядок перед автоматизацией.

Логистический аудит на практике

Логистический аудит склада включает в себя следующие операции:

• Анализ в отношении инфраструктуры.
• Анализ технического процесса.
• Анализ актуальных документов.
• Анализ компьютерных и информационных систем.
• Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ситуации.
• Расчет в плане технико-экономического обоснования внедрения WMS-системы.

В процессе произведения логистического аудита складского помещения применяются следующие инструменты:

• Интервьюирование сотрудников предприятия.
• Наблюдение за рабочим процессом на складе.
• Анализ актуальной документации, среди которой рабочие инструкции, технологические карты, планировки и так далее.

Результатами логистического аудита на складе являются следующие пункты:

• Список актуальных для предприятия проблем.
• Рекомендации по решению существующих проблем.
• Обоснование необходимости внедрения автоматизированной системы.

Продолжаем серию публикаций на тему оптимизации транспортно-складских систем. Сегодня в выпуске — статья Натальи Зябликовой, Директора по логистике с пятнадцатилетним стажем, КФН, выпускника факультета МВА ВШЭ по специальности «Логистический менеджмент». Ведем речь об актуальных вопросах автоматизации транспортных систем в рамках производственных и торговых предприятий.

Вызовы сегодняшнего дня стимулируют производственные предприятия рассматривать проблемы повышения эффективности производства через призму эффективности логистических структур, в том числе транспортных и складских систем. Наконец-то приходит понимание, что мало оптимизировать внутрипроизводственные процессы сами по себе, ведь именно логистика, ее понимание как целостной системы, и бесперебойная работа всех ее подсистем, – склада, транспорта, управления запасами, — является залогом эффективной работы всего предприятия.

И в этом случае иное звучание приобретают вопросы автоматизации и цифровизации логистических процессов, вынуждая производство оперативно реагировать на инновации в сфере логистики.

Подход к автоматизации транспортно-складского комплекса не остается неизменным на протяжении последних лет, а претерпевает определенные эволюционные изменения. Так, эволюция автоматизированных систем управления по восходящей:

I. использование простых учетных систем (ERP; WMS с базовым функционалом);
II. применение математических методов моделирования при построении процессов складирования и транспортировки;
III. внедрение систем мониторинга и трекинга (TMS высокого класса, расширенный функционал WMS, интегрированный в производственные процессы предприятия);
IV. роботизация и нейронные сети.

С чего именно следует начинать автоматизацию? По Э. Голдратту, успех и эффективность всей системы предопределяется управлением ключевым ограничением системы, когда, воздействуя на данное ограничение, мы добиваемся значительно большего эффекта, нежели в попытках оптимизировать систему в целом. Таким образом, всегда следует начинать с поиска «узких мест» и способов их расшивки. В большинстве случаев таким «узким местом» оказывается транспортная система предприятия и управление транспортом в частности.

При работе с транспортными системами, будь то собственный автопарк или наемный автотранспорт, внутренние перемещения либо внешняя доставка, мы сталкиваемся с типовыми проблемами.

Высокие затраты на собственный/ привлеченный транспорт вследствие неэффективности процессов и, как следствие:

• Перерасход ГСМ по причине некорректного построения маршрутов либо злоупотреблений персонала;
• Ошибки при планировании загрузки (ситуации, когда спланирован слишком большой объем на одно ТС либо транспорт недозагружен ввиду ошибок при выборе типа ТС) как следствие отсутствия алгоритмов подбора и несоблюдения (отсутствия) нормативов по коэффициентам загрузки;
• Ошибки при планировании времени подачи а/т (простои в ожидание подачи либо «пробки» при загрузке);
• Отсутствие инструментов контроля действий и произвольный выбор маршрутов водителем (отсутствие элементарных систем слежения типа ГЛОНАСС либо GPS);
• Отсутствие KPI (коэффициентов эффективности выполнения грузоперевозки) и инструментов их отслеживания, что приводит к невозможности оценки эффективности работы персонала и транспорта в целом;
• Отсутствие алгоритмов маршрутизации при планировании рейсов;
• Неоптимальная дислокация складов при внутрипроизводственных перемещениям или в распределительной системе в целом;
• Нарушение сроков доставки.

В этих условиях дополнительным фактором генерации транспортных издержек зачастую является рассмотрение транспортной системы отдельно от производственно-складской логистики, а также неоптимальность инфраструктуры и процесса снабжения, что, безусловно, сказывается на эффективности всей цепочки поставок.

Автоматизация в данном случае является наиболее актуальным способом расшивки проблемных участков транспортной системы. Почему же не происходит массовое внедрение автоматизированных систем управления даже в компаниях, имеющих автоматизацию на всех других участках операционной деятельности, если эти системы и есть тот самый волшебный пластырь от вышеперечисленных болезней?

Одна из фундаментальных причин – неэффективность существующих бизнес-процессов и отсутствие их формализованного описания. Можем ли мы автоматизировать хаос? Ответ очевиден – нет. Нельзя надеяться, что автоматизированная система управления транспортировкой, наложенная на проблемные зоны, моментально упорядочит процессы и внесет прозрачность и гармонию.

Важный этап.

Хаотически протекающие процессы можно оцифровать, но они, не будучи способными создать систему взаимодействия, не будут работать. Автоматизации не получится. Зачастую многие компании хотели бы перейти на более высокие уровни цифровизации, но не готовы к внедрению даже простейших систем.

Поэтому важнейшим этапом автоматизации является проведение аудита (экспертизы) транспортной системы с целью описать имеющиеся бизнес-процессы, и определить узлы, требующие оптимизации. Данный подход справедлив как при назревшей оптимизации процессов логистики, так и при необходимости расширения производства, изменении географии доставки, появлении новых каналов сбыта в торговой компании, — словом, в любой ситуации, предполагающей изменение протекания существующих процессов. Задачами подобного проекта могут быть:

• оценка существующей транспортной инфраструктуры с учетом расширения производственных мощностей (достаточность автомобильных дорог, дорожных сооружений, расчет стояночных и ремонтных боксов, потребность в транспортных средствах (в том числе на содержание дорог и транспортной инфраструктуры));
• расчет численности персонала и определение структуры подразделений;
• разработка эскизных, схематических, планировочных и иных решений для инвестиционных объектов.

Разумеется, все это должно аргументироваться нормативными документами, расчетами инвестиционных и операционных затрат.

В этом случае, первой целью проекта может быть отладка существующего процесса, а уже второй — производство необходимых мероприятий по его автоматизации и цифровизации. Подобный подход выстраивает основательную платформу для последующих действий – от обновлении автопарка до строительства транспортно-складской инфраструктуры.

Задачи проекта определяют и последовательность работ по нему. Так, первым и обязательным этапом проекта является аудит транспортной системы предприятия. Аудит (или экспертиза) направлена именно на выявление узких мест, и охватывает все сферы функциональной системы – от анализа структуры затрат до схем транспортировки и систем мотивации и контроллинга., Так, экспертизе подлежат:

1. Анализ корпоративной стратегии компании
2. Аудит логистической стратегии
3. Анализ структуры логистических затрат на транспортировку продукции
4. Анализ схемы транспортировки и применяемых видов транспорта
5. Измерение показателей работы
6. Аудит бизнес-процессов транспортного управления
7. Аудит системы мотивации и контроллинга оценки эффективности работы сотрудника ТУ и ТУ в целом

«Расшивка» каждого из блоков экспертизы может быть представлена в виде простых блок-схем:

Формализация итогов экспертиз производится как в общестратегическом контуре, так и в тактическом, по направлениям аудита:

1. Стратегия логистики и её разрывы с корпоративной стратегией;
2. Заключение по оптимальности затрат / причины образования немотивированных издержек;
3. Расшивка узких мест в бизнес-процессах ТУ;
4. Расшивка узких мест в системе мотивации и контроллинге;
5. Расшивка договорной дисциплины с контрагентами.

По итогам экспертизы выявляются те самые точки приложения усилий по оптимизации, предваряющий любые действия по автоматизации процессов и системы в целом. Так, комплексный проект по оптимизации транспортно-логистической системы может включать в себя:

• Разработку мероприятий по трансформации стратегии логистики;
• Формирование бюджета затрат «ТО-ВЕ»;
• Разработку мероприятий по реинжинирингу бизнес- процессов ТЛС;
• Реинжиниринг системы мотивации сотрудников ТУ;
• Реинжиниринг системы работы с поставщиками транспортных услуг;
• Разработка системы контроллинга за эффективностью процессов;

А также разработку проекта по реализации стратегии управления процессами транспортно-логистической системы в информационной системе (что может служить первым и базовым шагом ко всем последующим действиям по автоматизации – внедрении автоматизированной системы управления транспортом любого уровня).

17.2. Порядок проведения логистического аудита

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному. То есть от глобальных целей деятельности предприятия к причинам низкой эффективности, низкой производительности и упущенных возможностей. После проработки общих вопросов проводится детальное исследование функциональных областей логистики на предприятии.

В соответствии с ключевым принципом изучаются текущие стратегии предприятия, которые могут повлиять на организацию движения материальных потоков. Для этого анализируются корпоративная миссия, производственная, маркетинговая и закупочная стратегии предприятия. В результате проведения аудита создается база данных, которой можно воспользоваться для оценки деятельности логистической системы предприятия.

Для проведения логистического аудита создается команда, в которую включаются представители службы логистики и других функциональных подразделений предприятия (финансы и бухгалтерия, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационная служба), а также сторонние эксперты. Для проведения внешнего аудита целесообразно привлечение студентов специализированных вузов. Различают предварительный, основной и заключительный этапы логистического аудита.

На предварительном этапе в течение 2–3 дней изучаются функциональные области снабжения, производства, сбыта или продажи. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты исследований и готовят перечень функций логистики, подлежащих тщательной проверке. После этого формулируются вопросы для интервью, анкет и составляется перечень показателей, по которым будут оцениваться логистические функции.

Основной этап подразделяется на внутренний и внешний аудит.

Внутренний аудит начинается с интервью с высшим руководством предприятия. Затем аудит проводится в следующих направлениях.

Направление 1. Опрос представителей функциональных подразделений предприятия по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, сбыт).

Направление 2. Работа с выборкой документов предприятия.

Направление 3. Сбор данных по договорам поставки для проведения статистического анализа закупок и продаж товаров.

В ходе проводимого внутреннего аудита используется система показателей, которые можно разделить на три группы.

Группа 1. Показатели обслуживания внутренних и внешних потребителей и оценка качества сервиса (время выполнения заказа, стабильность времени выполнения заказов, способность изменять характеристики заказов по запросам клиентов).

Группа 2. Показатели, связанные с затратами денег на выполнение логистических операций. При анализе затрат проводят оценку соотношения «затраты-выгоды», то есть выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений на предприятии.

Группа 3. Показатели использования складских сооружений или собственного парка подвижного состава (коэффициент использования объема склада, коэффициент использования грузоподъемности транспортного средства).

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к внешнему аудиту, в процессе которого изучаются ожидания и требования клиентов с целью определения оптимальных показателей работы предприятия, рассматриваются приемы, используемые конкурентами, а также оценивается уровень обслуживания потребителей материального потока.

Внешний аудит проводится в виде рассылки анкет, выборочных собеседований с представителями обслуживаемых предприятий, покупателями с разным объемом закупок или из разных географических мест. Типовые анкеты адаптируются под каждое предприятие. При этом опрашиваются обычно как руководители предприятия и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты.

Результаты внешнего аудита позволяют сформулировать рекомендации для предприятия и указать на изменения, которые требуется произвести в действующей логистической системе.

Заключительный этап. После проведения основного этапа аудита подготавливаются следующие аналитические отчеты.

Отчет 1. Анализ номенклатуры запасов. Данные об ассортименте товаров или сырья, запасах по группам, категориям или позициям, оценка оборачиваемости номенклатурных позиций.

Отчет 2. Анализ движения материальных потоков на предприятии и вне предприятия. К примеру, детальное описание движения материального потока по складу и объем материальных потоков по каждой логистической операции в отдельности. На отрезках линии между зонами склада также указывается величина материального потока. Полученные результаты используются для определения оптимального числа грузчиков и внутрискладского транспорта.

Отчет 3. Ресурсооснащение. Классификация и описание погрузочно-разгрузочной техники для оценки существующей материально-технической базы предприятия.

Логистический аудит проводится с целью выяснения недостатков в логистической системе предприятия. После выявления «узких мест», как участков повышенного риска, разрабатываются рекомендации для исправления проблемной ситуации, которые могут быть использованы для дальнейшего совершенствования управления материальными потоками и повышения уровня обслуживания клиентов.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке