Номенклатуры

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Понятие

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 2).

Содержание номенклатуры

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Рис. 3.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 3).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

⇐ Предыдущая234567891011

11. Обязательной регистрации подлежит:

а) документ, который по своему содержанию требует решения или отве­та;

б) программа совещания;

в) планово-финансовая документация.

12. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает:

а) исполнитель;

б) руководитель;

в) секретарь.

13. Срок исполнения документа исчисляется:

а) с момента поступления документа в организацию;

б) с момента полу­чения документа исполнителем;

в) с даты поступившего документа.

14. Срок исполнения документа может продлить:

а) тот, кто его установил;

б) исполнитель документа;

в) руководи­тель.

15. Документ считается исполненным:

а) когда есть указание руководителя;

б) когда проставлена отметка об исполнении;

в) после регистрации документа.

Тема 8

Тест

Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. Классификация документов закрепляется номенклатурой дел:

а) да;

б) нет.

2. Номенклатура дел является указателем индексации документов при реги­страции:

а) да;

б) нет.

3. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер:

а) да;

б) нет.

4. Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер:

а) да;

б) нет.

5. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает начальник канцелярии:

а) да;

Б) нет.

6. Номенклатуру дел структурного подразделения утверждает руководитель структурного подразделения:

а) да;

б) нет.

7. Сводную номенклатуру дел утверждает руководитель учреждения:

а) да;

б) нет.

8. В любом учреждении наличие номенклатуры дел обязательно:

а) да;

б) нет.

9. В номенклатуру дел не включаются дела, переданные из других учрежде­ний:

а) да;

Б) нет.

10. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года:

а) да;

б) нет.

11. Номенклатура дел пересогласовывается с отраслевым архивом не реже чем раз в 5 лет:

а) да;

Б) нет.

12. Элементы заголовков дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности:

а) да;

б) нет.

13. В заголовок дела нельзя вносить уточнения и дополнения:

а) да;

б) нет.

14. Номенклатура дел оформляется на листах формата А4:

а) да;

б) нет.

Выберите правильный вариант ответа.

1. Типовая номенклатура дел носит:

а) рекомендательный характер;

б) обязательный характер;

в) произ­вольный характер.

2. Номенклатура дел вступает в силу:

а) с нового года;

б) каждый новый квартал;

в) по распоряжению ру­ководителя.

3. При составлении номенклатуры дел используют:

а) организационно-распорядительную документацию;

б) положения и уставы учреждения, список структурных подразделений;

В) все назван­ные выше документы.

4. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если:

а) изменилась структура предприятия;

б) есть указание руководителя;

в) по указанию вышестоящей организации.

5. Составляет и подписывает итоговую запись:

а) руководитель;

б) составитель;

в) исполнитель на основании указа­ния руководителя.

6. В итоговой записи дела группируют и подсчитывают:

а) по датам заведения;

б) по срокам хранения;

в) по авторам докумен­тов.

7. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет:

а) секретарь;

б) исполнитель;

в) руководитель.

8. Сводную номенклатуру дел утверждает:

а) руководитель архива;

б) начальник канцелярии;

В) руководитель учреждения.

9. В состав реквизитов номенклатуры дел не входит:

а) гриф утверждения;

б) гриф согласования;

в) отметка о контроле.

Тема 9

Тест

Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. В дело помещают только исполненные документы:

а) да;

б) нет.

2. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на дора­ботку:

а) да;

б) нет.

3. В дело подшивают неисполненные документы:

а) да;

Б) нет.

4. Дела могут формироваться и храниться у исполнителя:

а) да;

Б) нет.

5. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в одно дело:

а) да;

Б) нет.

6. Заявления, предложения и жалобы граждан можно группировать в одно дело:

а) да;

Б) нет.

7. Переписку с правительственными и вышестоящими организациями груп­пируют в одно дело:

а) да;

Б) нет.

8. Документы из дела в течение делопроизводственного года можно выдавать для работы исполнителям:

а) да;

б) нет.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

• заголовки дел;

• вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

• сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5).

Если индексирование производилось ранее:

• Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

• заполнение графы 3 «Количество дел»;

• подсчет количества дел по каждой категории;

• составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Основными принципами построения номенклатуры яв­ляются:

-систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе;

-единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску докумен­тов;

-применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры измене­ний, добавлений и исправлений; стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.

Номенклатура включает полный состав документов, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хране­нию. Общеизвестно, что номенклатура способствует правиль­ной организации и хранению документов учреждения. Она не только определяет единый порядок формирования дел, но и помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбо­ра на государственное хранение основной документации, име­ющей научно-историческое значение. Это важное свойство но­менклатуры дел делает ее наиболее объективным средством от­бора документов на государственное хранение.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения.

Различают:

-номенклатуру дел организации

-номенклатуры дел отдельных функциональных подразделений.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры, необходимо провести определенную организационную работу. С этой целью начальник канцелярии совместно с представителем архива проводят совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На таком совещании, кото­рое обычно проводится в IV квартале текущего года, подводят­ся итоги по формированию дел и даются указания о порядке формирования и сроках представления номенклатур дел струк­турными подразделениями на будущий год.

Номенклатура дел должна быть составлена подразделе­ниями заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руко­водителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к наруше­нию существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени.

Во вновь созданном учреждении номенклатура составля­ется в любое время года, а затем к началу каждого делопроиз­водственного года. Точно так же при реорганизации учрежде­ния (если функции его значительно изменились, а номенкла­тура не отражает настоящего состояния дел) номенклатура должна быть составлена в любое время года.

Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об учреждении и его структурных подразделе­ниях, должностные инструкции работникам учреждения, штат­ные расписания, отчеты и другая документация, схема класси­фикации служебных документов, ведомственный или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, спи­сок структурных подразделений и корреспондентов.

Положение (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают со­ставление номенклатуры и систематизацию дел; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних доку­ментов и т.д.

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу в бесструк­турных учреждениях или там, где нет устойчивой структуры.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по струк­турному принципу:

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования.

3. Производственно-технологический отдел.

4. Отдел техники безопасности.

5. Финансовый отдел.

6. Бухгалтерия.

7. Отдел труда и заработной платы. 8: Отдел кадров.

9. Токарный цех.

10. Слесарный цех.

11. Сборочный цех. 12…..

15. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по струк­турно-функциональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функ­циональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетность.

6. Кадры.

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласо­вывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. Первый раздел сводной номенклатуры дел рекомендуется посвя­щать делам с документами канцелярии (секретариата, общего отдела), затем функциональным отделам и управлениям. Дей­ствующие на общественных началах структурные подразделе­ния и органы учреждения располагаются за основными струк­турными подразделениями. Завершают номенклатуру дел рас­положенные в порядке значимости общественные организации.

В номенклатуре, построенной по структурно-функцио­нальной и функциональной схеме, названия ее разделов и под­разделов совпадают с наименованиями управленческих функ­ций и структурных подразделений, которые располагаются в порядке их значимости. Внутри каждого раздела дела разме­щаются по группам с учетом степени важности, сроков хране­ния. Внутри каждой группы располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

В номенклатуру дел сначала включают дела с распоряди­тельными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, прото­колы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтер­ские документы, акты, переписку и др.

Наименования дел, включающие документы одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, по­сле подлинных приказов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные — за квар­тальными; после них — переписка по планированию. Однород­ные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфа­виту корреспондентов или географических названий.

В учреждениях могут быть дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые «перехо­дящие» дела. Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп. Первая группа — дела, не завершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения во­просов, например: «Документы о строительстве здания архива (отчеты, акты, переписка и др.)». Вторая группа — дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполне­ния форм, например: «Журнал регистрации арбитражных дел». Третья группа — дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200—250 листов), например: «При­казы министра об изменении структуры. Копии».

Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в тече­ние всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а послед­ний том не закончен, то в номенклатуру будущего года вклю­чаются все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершен­ные делопроизводством дела вместе с картотеками и докумен­тами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, при­нявшего его функции.

Не включаются в номенклатуру дел ведомости Нацио­нального Собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие печатные издания.

Учет признаков заведения дел является обязательным ус­ловием правильного составления номенклатуры дел. При фор­мировании отдельных статей номенклатуры признаки заведе­ния дел должны отражаться в такой последовательности: но­минальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондент­ский или географический, хронологический.

Признаки заведения дел влияют и на расположение ста­тей в пределах номенклатуры. Так, названия дел, наиболее важных по значению с точки зрения номинальной характери­стики документов (положения, уставы и т.д.), выдвигаются на первое место. Названия дел, состоящих из документов одно­родного содержания, помещаются рядом. Названия дел, отра­жающих авторский, корреспондентский и географический при­знаки, располагаются в номенклатуре по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располага­ются в последовательности хронологических периодов, за ко­торые сгруппированы документы.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канце­лярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в преде­лах структурного подразделения (участка, направления дея­тельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела. 106

Система индексов может быть трех видов: цифровая, бук­венная и смешанная. Чаще всего применяются десятичная, нуме­рационная и серийная цифровые индексации. Наиболее распро­странена десятичная система.

Если в учреждении имеется классификатор вопросов дея­тельности учреждения, индекс дела состоит из условного обо­значения структурного подразделения, условного обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера дела по но­менклатуре. Не менее важным является правильное заполнение 2-й графы номенклатуры дел («Заголовки дел»). В этой графе указываются названия разделов и подразделов и заголовки дел.

Заголовки дел располагаются в соответствующих разделах и подразделах номенклатуры. Они формируются на основе оп­ределений документируемых участков работы и вопросов дея­тельности учреждения. К ним добавляется название рода заво­димого дела (переписка, документы) или делопроизводственного вида документов (приказы, протоколы, акты), а также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, ука­зания о подлинности или копийности документов, вопрос (те­ма, предмет), к которому относится содержание документов за­водимого дела. Кроме того, в заголовки дел могут быть внесе­ны названия учреждений, после переписки с которыми образо­вались документы (корреспонденты). Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается.

Так, в заголовке дела «Переписка с областными и район­ными организациями по вопросам образования и культурно-массовой работы» в обобщенном виде показаны корреспонденты и вопросы переписки (такое дело составляется, если нет необхо­димости заводить несколько дел по группам корреспондентов).

В заголовке также может указываться географическое на­звание, к которому относится содержание документов, и время. При этом учитывается целесообразность группировки в от­дельные дела документов постоянного и временного хранения.

Неправильно озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указано действие, например, «Проверки финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подве­домственных учреждений» вместо «Акты проверки …», «Справ­ки проверки …» и т.д.

Наименования дел в номенклатуре должны совпадать с их заголовками на обложках дел.

Термин «дело» употребляется в заголовке тогда, когда объединяются различные по своим разновидностям документы, связанные между собой последовательностью разрешения во­проса. Термин «дело» употребляется также при заведении лич­ных, судебных дел.

В заголовках некоторых дел принято обобщение «доку­менты». Этот термин употребляется, когда объединяются раз­личные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения, например: «Документы о строительстве завода строительных материалов (сметы расхо­дов, финансовый отчет, акт сдачи в эксплуатацию и др.)».

Термин «документы» употребляется также при объедине­нии в одном деле приложений к какому-либо одному или не­скольким документам, например: «Документы к акту о приеме-передаче завода …». Если дело состоит из одного документа, в его заголовке указывается разновидность документа и дата со­бытия: «План научно-исследовательских работ института на 1993 г.». Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенк­латуру предстоящего года, в течение которого они должны по­ступать или создаваться в данном учреждении. Так, в номенк­латуру дел на 1995 г. может быть включен план НИР на 1996 г. и отчет за 1994 г., если они составляются в 1995 г.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не преду­смотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие раз­делы, для чего в конце каждого раздела включают так назы­ваемые «резервные» номера. Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается коли­чество частей (томов) по каждому наименованию. Если в тече­ние года заведено несколько томов дела, и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включают­ся все тома переходящего дела. В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня. В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия определяет срок хранения на основании их практической и исторической ценности.

Не менее важным является заполнение графы 5 «Приме­чание». В течение года в этой графе делаются отметки о заве­дении дел, указываются фамилии ответственных за это лиц, делаются отметки о переходящих делах (например: «переходя­щее», «продолжается делопроизводством»), о передаче дел в ар­хив учреждения, об уничтожении дел и т.п. (приложение 66).

Номенклатура дел подписывается руководителем дело­производственной службы. Очень важно своевременно запол­нить итоговые записи в номенклатуре, поскольку здесь указы­вается количество заведенных в течение года дел с постоян­ным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроками хранения, а также количество переходящих дел. Итоговая за­пись заполняется по окончании года и заверяется лицом, от­ветственным за делопроизводство. Итоговая запись дает сведе­ния для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех эк­земплярах (первый экземпляр хранится в канцелярии, второй — в структурных частях, третий — в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенкла­туре дел с временным сроком хранения, четвертый — в государ­ственном архивном учреждении). Ежегодный экземпляр номен­клатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).

Номенклатура дел организации, передающей документы на хранение в государственный архив, согласовывается с учре­ждением государственной архивной службы. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласо­вывают номенклатуры дел с центральной экспертной комисси­ей (ЦЭК) вышестоящей организации. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.

При отсутствии таких изменений она ежегодно перепеча-тывается и с соответствующими поправками утверждается ру­ководителем организации. Номенклатура дел является также сдаточной описью для дел временного хранения в тех учрежде­ниях, где предусмотрена сдача таких дел в архив ведомства. Дела временного хранения передаются в архив под номерами, присвоенными им по номенклатуре, а в номенклатуре в графе «Примечания» против каждого названия дела отмечается «Сда­но в архив».

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, целесообразно разрабатывать примерные, типовые номенклатуры дел для подведомственных им учреждений. Примерная номенклатура дел представляет со­бой список наиболее типичных для какой-либо группы одно­родных учреждений (организаций, предприятий) наименова­ний дел с указанием сроков их хранения и имеет рекоменда­тельный характер. Она определяет порядок группировки доку­ментов в дела, устанавливает сроки их хранения и является важным пособием для составления номенклатуры дел конкрет­ного учреждения.

Номенклатура для группы однородных учреждений с одинаковыми функциями и структурой может являться типо­вой, то есть предусматривать один и тот же обязательный со­став заводимых дел для всех учреждений данной группы. Типо­вая номенклатура по охвату дел близка к индивидуальной, в ней должны быть отражены все дела.

Составляется примерная или типовая номенклатура на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы учреждений. При этом используются те же ис­точники, что и для индивидуальной. При стабильной структуре учреждения примерная или типовая номенклатура строится по структурному принципу, в других случаях — по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Следует отметить, что номенклатура дел является необ­ходимым условием четкой работы аппарата управления органи­зации: раскрывая содержание деятельности учреждения, она способствует правильной группировке документов в дела, пра­вильному формированию и оформлению дел, передаче их в го­сударственные архивы, а также своевременному отбору дел на уничтожение.

Совершенствование номенклатур дел является основой оптимизации работы с документами, рационализации делопро­изводства и управленческого труда.

Формирование дел — группировка исполненных доку­ментов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Все документы организации на бумажной основе группи­руются в дела. Формированием дел в структурных подразделе­ниях занимаются ответственные за делопроизводство лица, на­значаемые руководителями структурных подразделений.

Контроль за правильным формированием дел в органи­зации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство. ПО

При формировании дел необходимо соблюдать следую­щие правила:

— помещать в дело только исполненные документы;

— помещать в дело документы, которые по своему содер­жанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

— помещать вместе все документы, относящиеся к раз­решению одного вопроса;

— помещать приложения вместе с основными доку­ментами;

— раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— в дело не должны помещаться документы, подлежа­щие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— дело должно содержать не более 250 листов (3—4 см). Располагаются документы внутри дела в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Протоколы заседа­ний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний. Лице­вые счета рабочих и служащих по заработной плате группиру­ются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфа­виту фамилий.

Предложения, заявления, жалобы граждан и все доку­менты по их рассмотрению и разрешению группируются в хро­нологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной груп­пе документов.

С момента заведения и до передачи в ведомственный ар­хив дела хранятся по месту их формирования.