Обязанности руководитель отдела продаж

Кто такой руководитель отдела продаж

Руководитель отдела продаж или РОП – это специалист, задачей которого является организация продаж услуг либо товаров. Эксперт в целом отвечает за работу своего отдела. Он обеспечивает выполнение плана продаж, обучает и направляет менеджеров, разрабатывает методики повышения эффективности продаж, составляет итоговые отчеты, общается с поставщиками и партнерами, участвует в переговорах.

Должность относится к руководителям среднего звена. От руководства начальнику отдела продаж поступают планы и распоряжения. Их нужно выполнять, отчитываясь о своих действиях по их достижению.

Обязанности отдела продаж

Продающий отдел в любой компании является ключевым, именно он приносит прибыль. Существует несколько обязанностей отдела продаж, которые зависят от особенностей процесса реализации продукции и структуры фирмы. Функции включают работу по следующим направлениям:

• привлечение покупателей. Работа с холодной базой – важнейшая функция отдела продаж. Начальнику следует регулярно прослушивать звонки менеджеров, выделяя сильные и слабые стороны в работе;
• закрытие сделок. Успех закрытия сделки зависит от навыков и опыта менеджера. Последние следует развивать исходя из той сферы, в которой вы работаете;
• возврат потерянных покупателей. Компания нуждается в сотрудниках, функции которых заключаются исключительно в работе с потерянными клиентами;
• работа с имеющейся базой клиентов, с их лояльностью. Работа с текущей базой обеспечивает максимальную прибыль компании. Эта функция отдельных специалистов, занимающихся только вторичными продажами.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

• Главная задача – обеспечение сбыта продукции или услуг.
• Разрешение конфликтных ситуаций в разрезе «клиент-менеджер».
• Систематизация клиентской базы.
• Решение вопросов с рекламациями.
• Участие в выставках.
• Разработка критериев оплаты работы менеджеров, системы мотивации.
• Административная работа: контроль своевременного прихода на работу, соответствия дресс-коду, дисциплины.
• Проработка ценовой политики.
• Обучение менеджеров.
• Составление отчетов, проведение собраний.
• Подбор персонала для отдела продаж.

Основные задачи руководителя отдела продаж

Одной из базовых задач РОПа является руководство отделом продаж. К основным относится планирование, определение показателей активности, мотивация, контроль, организация и обучение. Планирование предусматривает создание общей документации с декомпозированными целями. Важно детализировать активность каждого менеджера по различным временным периодам. Определение ежедневных показателей активности основывается на выявлении «счетчиков» – особых показателей каждого продавца: ежедневного количества звонков, встреч, оплат и выставленных счетов.

Мотивационная система предусматривает денежные и нематериальные способы мотивации. Контроль сотрудников основывается не только на настройке системы отчетности вCRM, но и на использовании современных способов коммуникации – мессенджеров и геолокации. Их применение позволяет контролировать отчеты по факту оплаты, обсуждать планы по клиентам, контролировать местоположение сотрудника.

Касательно организации работы персонала, необходимо проведение собраний. Это как еженедельные и ежемесячные собрания, так и ежедневные планерки, пятиминутки.

Обучение при отсутствии внутреннего тренера ложится на плечи начальника отдела продаж. Тренинги должны фокусироваться на таких элементах как листы развития, навыковая модель и прослушка звонков.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж

Руководитель должен справляться с шестью управленческими обязанностями.

Планирование

Обязанность предусматривает то, что руководитель занимается составлением плана продаж, координированием работы отдела в целом. Может прописать, какие каждодневные действия позволят достичь необходимой прибыли по результатам месяца.

Декомпозиция

Представляет собой разложение главного на более мелкие детали и бизнес-процессы. Крупная цель прибыли разбирается на мелкие. РОП должен определиться, какие действия должны совершить менеджеры по продажам для достижения поставленных целей. К примеру, вам нужно заработать 450 000 рублей чистого дохода. Прибыль в данной сфере бизнеса составляет 16 %, средний чек 2500 рублей, конверсия в продажу 35 %. Как декомпозировать цель?

1. Объем необходимой выручки: 450 000 * 100 / 16 = 2 812 500 рублей.
2. Количество продаж, которые нужно совершить: 2 812 500 / 2500 = 1125 сделок.
3. Теперь считается количество необходимых лидов: 1125 * 100 / 35 = 3214 лидов.
4. Далее посчитайте, сколько нужно сделать холодных звонков. Если конверсия 50 %, то нужно сделать не менее 6428 звонков для получения 3214 лидов.
5. Если ваш менеджер делает 50 звонков в день, ему необходимо для выполнения плана 6428 / 50 = 129 дней.

Мотивация

Состоит из материальной и нематериальной части. Оплата труда менеджеров для достижения высоких результатов должна состоять из твердого (30 %), мягкого оклада (10 %) и бонусной части (60 %). Мягкая часть выплачивается при условии 100 % выполнения KPI. Пример выплаты бонусов: выполнение менеджеров 80–100 % плана – получение 1 % от выручки, выход за 100 % плана – получение 2 %.

Нематериальная система мотивации – грамоты, гибкий график, конкурсы и другое.

Организация

Организация взаимодействия людей в отделе, распределение обязанностей. Также необходимо проводить короткие ежедневные, еженедельные и ежемесячные совещания. Они позволяют корректировать работу конкретного сотрудника, а также определять план работы на будущий период.

Контроль

Это немаловажный этап работы, включающий в себя составление еженедельных отчетов, настройку воронок продаж, анализ среднего чека, контроль работы персонала.

Обучение

Обязанность заключается в обучении продажников на каждом этапе заключения сделки. Если компания не наняла собственного тренера, то обязанности по обучению менеджеров ложатся на плечи РОПа. Обучение не может быть универсальным, необходимо учитывать сегмент бизнеса, в котором вы работаете. Назовем несколько популярных обучающих методик: small talk, сторителлинг, приемы нетворкинга, холодные звонки, СПИН, язык ХПВ, выход на ЛПР.

Функции руководителя отдела продаж

Существует несколько основных функций, которые должен выполнять руководитель отдела продаж, руководя своим отделом.

1. Проведение ежедневных собраний. На них необходимо узнать о плане оплат, отгрузок, пообщаться относительно промежуточных результатов прошлого дня – количестве звонков, к примеру. Также руководитель присылает отчет (план-прогноз), в котором отображен процент выполнения плана на сегодняшнюю дату конкретными специалистами.
2. Встреча с сотрудниками по pipeline. У персонала всегда в наличии список оплат, поэтому руководителю необходимо встретиться с менеджерами и обсудить, какого клиента каким образом они планируют закрывать, послушать их звонки и тем самым сделать pipeline.
3. Мотивационные встречи с персоналом. Руководителю необходимо как минимум раз в две недели проводить такие мероприятия, ставя на них цели и задачи по SMART, делая привязку собственных целей сотрудников к планам компании.
4. Прослушивание как минимум двух звонков по каждому из сотрудников ежедневно. Причем это должны быть разные типы звонков, например, по переговорам/цене и по запросу.
5. Руководителю необходимо делать специальные чек-листы и папки по развитию сотрудников.

Права руководителя отдела продаж

РОП имеет право:

• вносить изменения относительно увольнения и приема сотрудников отдела продаж;
• предлагать дополнительное премирование при условии выполнения менеджером плана продаж;
• депремировать персонал;
• вносить предложения по снятию премии персонала в других подразделениях при невыполнении ими должностных обязанностей;
• предлагать изменения в ассортиментную политику.

За что несет ответственность руководитель отдела продаж

Начальник отдела несет ответственность за следующее:

• халатное отношение к собственным обязательствам;
• отсутствие такта относительно других сотрудников компании;
• незаконные действия с данными и документацией о деятельности фирмы;
• нарушение внутреннего распорядка;
• нарушение коммерческой тайны;
• своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных на него.

Материальная, дисциплинарная ответственность руководителя отдела продаж определяется в соответствии с законодательством.

Кому он должен подчиняться

В своей деятельности начальник отдела продаж подчиняется руководителю предприятия либо коммерческому директору. Ему он предоставляет все отчеты по выполненной работе.

Что должен знать руководитель отдела продаж

Какие знания и умения необходимы начальнику для успешного руководства? Основное – это умение принимать решения и брать ответственность на себя. Специалист должен знать управленческие основы, уметь продавать, видеть картину глазами менеджера. При этом важно стратегически оценивать перспективы функционирования отдела исходя из планов руководства, целей и миссии организации.

Начальнику необходимо уметь разбивать основную цель на множество маленьких, ежедневных подцелей, распределять их, донося мини-задачи до персонала, согласовывать сроки, а также требуемые финансовые, трудовые ресурсы.

Что должен делать руководитель отдела продаж

Руководитель отдела продаж должен разложить полученную от владельца компании цель на план:

• по каналам продаж: Интернет, реальные продажи (опт, розница), партнерские продажи;
• на продавцов: что он ожидает получить от новых клиентов, сколько он ожидает получить старых клиентов;
• сколько он ожидает получить от продуктов/товаров/услуг.

Далее руководителю необходимо разбить это по времени с учетом сезонности. Правильный план имеет три версии: пессимистичный, реальный и оптимистичный. Этот план продаж переходит в задачи, цели продавцам по SMART. Структура плана продаж может меняться на протяжении года, например, от высокого сезона к низкому.

РОП должен создать процедуру контроля (цикл Деминга): планируй-делай-проверяй-изменяй. То есть он запланировал, подготовил план продаж, расписал задачи по каждому продавцу, далее они это исполняют. РОП контролирует такие показатели: количество работ, качество работы продавцов, конверсия, активность каждый день, финансовый/продуктовый результат.

Мощным инструментом управления являются ежедневные собрания в отделе продаж. Еженедельно обсуждаются итоги недели, активность конкурентов, возникшие трудности. На ежемесячных собраниях оговариваются результаты месяца и системные трудности.

Как правильно подбирать кандидатов

Перед тем как нанять сотрудника, необходимо создать портрет идеального кандидата, которого хотелось бы видеть в своей команде. Далее размещается вакансия с четким указанием критериев, либо анализируются имеющиеся резюме на сайтах поиска работы.

В резюме менеджера по продажам соискатель должен написать коммерческое предложение с указанием своей ценности и конкретных результатов, которых он достиг. Важна обучаемость, амбициозность, ориентация на результат. У руководителя отдела продаж нужно спрашивать о масштабе задач, которые он решал. Выбирайте человека, говорящего цифрами, конкретикой. Проводя собеседования с кандидатами, спрашивайте о наибольших профессиональных достижениях, целях и ожиданиях.

Мотивация начальника отдела продаж

Оплата труда начальника отдела привязывается к конкретным результатам, а не к ставке. Мотивация должна включать твердый, мягкий оклад и бонусную часть.

Твердый – это часть зарплаты руководителя, составляющая около 40–45 % от общего размера дохода руководителя продаж. Остальная оплата – мягкий оклад + бонусы. Мягкий оклад зависит от условий выполнения начальником отдела ключевых параметров эффективности на 100 %. Например, результаты по выполнению плана в разрезе по продуктам; результаты по допустимой норме дебиторской задолженности; итоги подбора продавцов; равномерность выполнения РОПом плановых показателей.

Размер бонуса РОПа: при выполнении 80 % плана отдела продаж руководителю ничего не начисляется; 80–100 % – коэффициент 1; 100–120 % – коэффициент 2; более 120 % – коэффициент 3.

Также советуем обратить внимание на такую часть мотивации как процент от сделок. Это наиболее результативная мотивационная система, стимулирующая продавать больше.

Обязанности роп 2020

Обязанности роп — включают операционный контроль за работой отдела, поиск и обучение персонала. Эффективным контроль будет, если руководитель отдела продаж:
• Разграничит функциональные обязанности менеджеров, освободит каждого от непрофильных функций. В случае большого объема согласований с бухгалтерией, формирования документов, контроля доставки лучше нанять ассистента. Ведь задача менеджеров – продавать.
• Организует систему планерок и совещаний, где происходит разбор общих результатов и достижений каждого сотрудника, наиболее часто встречающихся возражений, качества звонков и т.д.
• Ставит задачи каждому менеджеру, корректирует их работу, контролирует ключевые сделки
• Формирует ежедневную отчетность по выполнению плана продаж в разных разрезах
• Прослушивает и оценивает качество звонков менеджеров
• Разрабатывает, тестирует и внедряет скрипты для разных этапов продаж
• Участвует во внедрении автоматизации бизнес-процессов
• Участвует в подборе и обучении персонала
• Настраивает систему мотивации

Вместе с обязанности роп ищут:

• Обязанности ропа 2020
• Обязанности ропа в продажах 2020
• Должностные обязанности роп 2020

Обязанности роп

СОДЕРЖАНИЕ Показать всё содержание

Сердце бизнеса – это отдел продаж, и все потому что за его счет живут остальные подразделения в организации. Как и сердце в организме, отдел продаж не всегда работоспособный и эффективный.

Поэтому обязанность руководителя отдела продаж – это быть неким кардиостимулятором, который заставляет продажников работать ровно и бесперебойно, а финансовые потоки компании делает обширными и наполненными.

Шаблон. Если Вы ищите образец должностных обязанностей руководителя продаж —> dolzhnostnaya-instruktsiya-nachalnika-otdela-prodazh. А если хотите узнать как его оптимизировать под себя, то читайте дальше.

ОСНОВНЫЕ Обязанности

Хоть и должностные инструкции часто у всех руководителей похожи друг на друга, Вам все равно придется адаптировать новый регламент работы и выделить время для пояснения деталей.

Так что разобраться все равно нужно, поэтому далее я как раз расскажу кратко про все обязанности и функции РОПа.

Помимо всего прочего, РОП занимается планированием. Причем как планированием плана продаж, работы отдела продаж, так и планированием активности сотрудников и их рабочего дня.

1.1. Планирование плана продаж

На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет «внутренний” план продаж. Далее его он сравнивает с «нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.

Кстати, они почти всегда разные. «Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост.

«Внутренний” опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.

Пример «внутреннего” плана: У нас есть менеджер Иванов, он составляет список своих клиентов и проставляет им статусы.

Например, ООО «Рога и Копыта” запросили счет, а с ИП Иванченко уже согласовали макет договора, зато представитель ООО «Селькомплект” взял паузу.

Далее, основываясь на статусах, Иванов составляет прогноз – плюсует чеки клиентов, которые с большой долей вероятности купят в этом месяце. А РОП уже складывает цифры от каждого продавца, понимая, сколько реальных денег в перспективе компания получит в этом периоде.

Внутренний план

1.2 Планирование работы отдела

Так же в компании РОП должен разработать и поддерживать четкую систему планирования для менеджеров, это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимание их действий, а руководителю их контроль. И такая система должна включать как минимум:

1. Проставление задач на конкретную дату. Зайдя в систему менеджер должен увидеть клиентов, с которыми ему предстоит сегодня взаимодействовать, а также другие задачи;
2. Составление прогнозов для руководителя. В системе видно сведения о вероятных выплатах от клиентов за период. Причём в идеале система суммирует эти суммы и показывает вероятный план;
3. План рабочего дня. В разрезе отдела создается четкое описание работы отдела. По итогу возникает понимание, кто из сотрудников в какое время принимает входящие звонки, кто делает исходящие и т.д.

Как правило, всё это умещается в CRM-системе. Но если Вы ещё не особо расположены к такому подходу, то это уместится в 5-7 разных эксель страниц с готовыми формулами на каждую ячейку.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан (промокод «Megastart” скидка 10% + еще 14 дней бесплатно) или S2 CRM (промокод «pjzmbw” скидка 50% на тариф «Корпорация+”).

Хорошее решение

Составление план продаж и его декомпозиция, как по отдельному сотруднику, так и по отделу в целом – это, пожалуй, одна из главных обязанностей для руководителя отдела продаж. Жалко вот используют её единицы.

Пример: Если директор установил план в 1 000 000 рублей в месяц, то РОП для прогноза действий разбивает этот план на детали.

• При 22 рабочих днях нужно совершать сделок на 45 454,5 рублей в день (1 000 000/22).
• Если работает 4 менеджера, то каждый из них должен ежедневно продавать на 11 363 рубля.

Зная сумму, необходимую для достижения плана каждый день, РОП вносит корректировки.

Если в понедельник вместо запланированных 45 545 рублей было продано на 30 000, то остаток переносится на следующий день. Значит во вторник план будет 45 545 + 15 545 = 61 090 рублей на всех.

Декомпозиция

Мотивация

Про мотивацию отдела продаж и отдельно сотрудников, у нас уже есть статьи по теме. Но далее я всё же раскрою основу, пускай хоть и коротко.

По теме:
1. Нематериальная мотивация персонала: 15 рабочих способов;
2. Мотивация менеджеров по продажам: примеры схем.

3.1 Мотивация отдела продаж

В этом случае мотивируется не отдельная личность, а команда специалистов. Все планы складываются и получается общий план отдела продаж. Цель такой мотивации – выполнение плана, даже если в команде есть отстающие.

Если план не выполняется, менеджеры, которые уже достигли своего запланированного объема продаж, продолжают усердно трудиться, чтобы закрыть проседание коллеги. Возможные вознаграждения:

1. Фиксированная материальная премия за выполнение общего плана, распределяемая пропорционально;
2. Нематериальное вознаграждение для всех сотрудников в виде выездного корпоратива;

Но не обязательно РОП должен быть банален в премиях, полет Вашей фантазии никто не отменял.

Например, можно стимулировать менеджеров перевыполнить план, пообещав, что вся прибыль сверх обозначенной суммы будет потрачена на полисы дополнительного медицинского страхования сотрудников.

Хмм.. над этим надо подумать, так я еще не мотивировал

3.2. Личная мотивация

По многочисленным исследованиям было выявлено, что если не мотивировать сотрудников в отдельности, то они не только будут средне продавать, но и могут потянуть вниз всех остальных.

Именно поэтому руководитель обязан мотивировать каждого сотрудника в отдельности, так сказать – давать личный стимул. Возможные вознаграждения:

1. Повышенный % за перевыполнение плана;
2. Премия за лучший результат периода;
3. Бонусы по KPI и за достижение плана

Кроме того, благоприятно на психологический настрой влияют не только деньги, но и нематериальные факторы: звание лучшего сотрудника, грамоты и наградные кубки, ужин с руководителем и ключевым клиентом. На это и личная мотивация.

Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников. И это самое логичное, что входит в обязанности руководителя. Но всё же дам основные направления:

1. Регламенты. Четко описывают, что менеджер должен делать в рабочее время, в какой последовательности и в каких временных рамках;
2. Инструменты. Разработка и предоставление сотрудникам инструментов продаж позволяет им качественно осуществлять свой функционал;
3. Структура. Налаживает взаимодействие между отделами внутри организации, для понимания с кем продажнику необходимо взаимодействовать.

РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать.

Например, при исходящем звонке использовать один скрипит продаж, а при входящем совершенно другой.

При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой. В ней включается несколько основных пунктов, а далее уже факультативы.

1. Планерка. На них озвучиваются самые важные вопросы и решаются текущие проблемы, также обсуждается успеваемость и выполнение плана;
2. Контроль с помощью CRM. В CRM должна своевременно вноситься история по каждому клиенту, проставляться статус и смена состояния лида;
3. Система отчетности сотрудников. Продажники должны ежедневно отчитываться по выполненным задачам и проявленной активности;
4. Записи разговоров. Позволяет оценить, придерживаются ли продажники скрипта, насколько качественно консультируют клиента;
5. Дашборд. Доска результатов показывает соотношения «факт/план”, включая поступление денег на счет фирмы и дневную активность;
6. Карта рабочего дня с оптимизацией. Карта анализируется на предмет непрофильных дел, которые не всегда сразу видны.

Причём это одно из самых слабых мест любой компании из нашего опыта. Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.

И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить. К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод «Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

Хорошо работают только компетентные люди, поэтому в труд РОПа в обязательном порядке должно быть включено обучение сотрудников. Обучение бывает пяти вариантов:

1. Первичное. Новым работникам преподается информация о том, что нужно для успешной работы;
2. По проблемным зонам. Проводится если нужно улучшить конкретные показатели;
3. Ситуационное. Когда нужна помощь, какие шаги необходимы в конкретной ситуации;
4. Стратегическое. Применяется если в компании внедрили новый инструмент;
5. Квалификационное. РОП изучает новые инструменты продаж и потом обучает этому подчиненных.

Это ещё одно слабое место. И дело даже не в менеджерах, а в целом в людях. Мы не особо любим учится. Особенно это видно у звёзд компаний, которые делают и так высокие продажи.

Но мы с Вами знаем, что всегда можно продавать лучше. Или как говорится «Нет пределу совершенства”.

Основные моменты

При подборе руководителя, важно понимать не только то, какой функционал он должен выполнять, но и то, какие качества для этого оптимальны. Также обязательно нужно учитывать права РОПа и тот регламент, по которому он будет отчитываться перед директором организации.

Качества РОПа

Начальник должен иметь соответствующие качества и компетенции, необходимые для полноценного выполнения должностных обязанностей. И сейчас разберем самые основные, на которые стоит обращать внимание при найме:

1. Ориентированность на достижение результата;
2. Амбициозность;
3. Лидерские качества;
4. Умение влиять на подчиненных;
5. Навыки планирования и декомпозиции планов;
6. Умение анализировать работу сотрудников и давать обратную связь;
7. Навыки ведения переговоров и знание технологии продаж;
8. Навыки анализа и управления бизнес-процессами.

При выборе нужно оценивать их наличие, имеющийся опыт работы, достижения на прежней должности, готовность принимать решения и брать на себя ответственность.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Права РОПа

Зона ответственности РОПа – увеличение объема выручки организации. Причём именно через продажи, а не через маркетинг. Поэтому руководитель отдела продаж имеет полное право на следующие пункты:

1. Набор и обучение подчиненных;
2. Стимулирующие мероприятия;
3. Постановку задач и требование их выполнения;
4. Запрос информации у других руководителей;
5. Иные гарантии по Трудовому кодексу.

Права дают РОПу возможность комфортно работать и полноценно выполнять свои должностные обязанности.

Только права должны быть у него не формальные, а реальные. Всё-таки это руководитель, а не рядовой сотрудник. Он должен чувствовать возможности для управления своим отделом продаж.

Отчётность РОПа

Отчитывается руководитель отдела продаж только перед своим непосредственным начальником.

Стандартно руководитель отдела продаж подчиняется генеральному директору компании, но иногда его непосредственным начальником может быть коммерческий директор или руководитель департамента продаж.

Как правило, каждый начальник выставляет свой список отчётов, лично мы рекомендуем как минимум этот:

1. Финансовые показатели на текущий момент;
2. Процент выполнения плана;
3. Информацию о работе подчиненных;
4. Описание дальнейших перспектив роста продаж.

И конечно, отчётность делится на ежедневную, еженедельную, месячную, квартальную и годовую.

Чем чаще происходят изменения в компании и в плане продаж, тем чаще и больше должно быть таких «скучных”, но очень полезных материалов.

Интересно. Если Вы хотите увеличить продажи как минимум вдвое, то настоятельно рекомендую внедрить скрипты продаж. К тому же у нас есть готовые шаблоны. Инвестиции копейки, окупятся в считанные дни. Кликайте -> Шаблон скрипта.

Коротко о главном

Идеальный руководитель отдела продаж – это человек, обладающий харизмой и лидерскими качествами, имеющий опыт работы как в качестве линейного продажника, так и руководителя отдела продаж с отличным знанием обязанностей.

Он готов самостоятельно принимать решения, нести за них ответственность, для чего имеет соответствующие навыки и компетенции.

Такой сотрудник обычно претендует на хорошую зарплату. Но самое главное, как показывает практика, хороший РОП задействует весь потенциал сотрудников, что уже в первые полгода работы приводит к значительному увеличению прибыли компании.

Так что нужно откинуть мысль «Вот когда будут деньги, тогда и найму РОПа”. Пора переходить на новый уровень «Пока у меня не будет РОПа, у меня не будет больше денег”.

По теме: Ошибки руководителя: 50+ самых описных

• 2shares
• Odnoklassniki
• Twitter

В одной из прошлых публикаций мы рассказывали о том, какие задачи должен брать на себя глава предприятия, а сегодня предлагаем обсудить обязанности и функции руководителя отдела продаж. Мы постарались подготовить материал, который будет полезен как владельцам бизнеса, чья компания дошла до той стадии развития, когда пора организовывать отдел сбыта, так и наёмным сотрудникам, претендующим на руководящую должность в сфере продаж. Приятного чтения.

Кто подходит на роль РОПа

Положение руководителя среднего звена трудно назвать простым. Управляя командой менеджеров, он имеет над собой непосредственное начальство, а потому часто оказывается между молотом и наковальней: к сожалению, интересы рядовых сотрудников часто расходятся со стратегическими целями, установленными высшим руководством. Организация требует притока выручки, роста эффективности, а работники порой не желают быть эффективными, надрываться ради плана и следовать стандартам.

Генеральный директор далеко, а взаимодействовать с командой приходится каждый день. Порой, боясь потерять лояльность подчинённых, руководитель принимает их сторону, тем самым вставая в оппозицию по отношению к интересам компании, которые он должен реализовывать. И тогда он предпочтёт изобретать для своего начальства десятки убедительных доказательств, что выполнить поставленные задачи невозможно, вместо того чтобы разрабатывать план реализации намеченных целей.

Конечно, такой слабохарактерный человек не годится на роль руководителя, поскольку бизнесу от него больше вреда, чем пользы. Нелояльные сотрудники были и будут всегда, задача руководителя — правильно мотивировать коллектив и заменить непробиваемых лентяев на добросовестных работников.

Качества, которыми должен обладать соискатель

Для любого структурного подразделения совершенно нормально, когда во главе его ставят лучшего из рядовых сотрудников: было бы странно назначить мастером ремонтной бригады товароведа, а руководителем отдела сбыта — программиста. Поэтому вакантное место, как правило, достаётся одному из менеджеров.

Однако необходимо понимать, что звание лучшего продавца не всегда гарантирует прекрасное выполнение функционала начальника отдела. Руководитель отдела сбыта — это не столько «продажник», сколько администратор.

Следовательно, нужно подбирать такого человека, который стремится овладеть методиками управления задачами и людьми. В данном случае лояльность компании, амбициозность и лидерские качества гораздо важнее, чем личные показатели по плану продаж.

Руководитель отдела продаж: обязанности и функции

Входят ли продажи в круг обязанностей РОПа? Да, руководитель должен продавать, однако нельзя допускать ситуаций, когда большую часть выручки приносит компании начальник отдела, иначе у него не останется времени на выполнение своих прямых обязанностей.

И здесь возникает вопрос мотивированности руководителя отдела сбыта. Если его доход зависит в основном от личных продаж, он будет проводить рабочее время с клиентами, а не за отчётами и графиками. И ничего с этим не поделать, пока вы не сумеете выстроить мотивацию таким образом, чтобы вознаграждение руководителя зависело от результатов всего подразделения.

Начальник отдела сбыта не должен тянуть отдел на себе, его задача — помогать менеджерам, быть наставником, анализировать качество работы, контролировать, поощрять, наказывать. Навыки, знания, умения — это тоже ресурс, которым начальник должен обеспечивать свой отдел. Обучение — одна из важнейших функций руководителя, особенно если небольшая компания не может позволить себе содержать компетентного тренера.

Компетенции руководителя отдела продаж: с чего начинать

Если вы мечтаете сделать карьеру и занять кресло РОПа, постарайтесь для начала завоевать авторитет хорошего продавца и надёжного сотрудника, преданного интересам компании. А затем сконцентрируйтесь на развитии управленческих навыков.

Ключевые права и обязанности РОПа:

1. переговоры со значимыми клиентами, государственными органами, подготовка сопроводительной документации;
2. формирование планов продаж по различным периодам: неделя, месяц, год;
3. контроль отгрузки продукции по договорам;
4. распределение заявок между менеджерами;
5. участие в формировании ценовой и рекламной политики;
6. контроль процесса поиска новых заказчиков;
7. анализ спроса и потребностей целевой аудитории;
8. обеспечение циркулирования информации по вертикальным и горизонтальным связям: начальник — подчинённый, отдел сбыта — транспортный отдел и т. п.;
9. внесение предложений по улучшению работы подразделения;
10. организация дополнительного обучения менеджеров;
11. заключение договоров по продажам;
12. обеспечение комфортных условий труда.

Мотивация руководителя «продажников»

РОП должен иметь одного непосредственного руководителя — генерального либо коммерческого директора, возможно, находиться в прямом подчинении владельца бизнеса, это зависит от особенностей оргсхемы компании.

Система мотивирования руководителя отдела должна учитывать не только непосредственно продажи, но и множество других функций, исполняемых начальником. В любом случае, если вы хотите получить специалиста высокого класса, не скупитесь на денежное стимулирование, иначе придётся довольствоваться не слишком компетентным сотрудником.

Впрочем, чрезмерно переплачивать тоже ни к чему. Мотивирующая схема должна складываться из двух древнейших инструментов: «кнута» (штрафов) и «пряника» (премий). Финансовый стимул основывается на твёрдом окладе, который может дополняться различными премиями: процент от финансовых успехов отдела сбыта, бонус с личных продаж, пропорциональное вознаграждение по результатам всей организации.

Однако начальник отдела продаж, помимо финансовых, должен иметь и иные стимулы, нематериальные бонусы, среди которых могут быть: комфортное рабочее место, прекрасное техническое оснащение, отдых за счёт компании, право не отчитываться о нахождении на рабочем месте, расширенный полис медицинского страхования.

Если руководящий сотрудник будет иметь право хотя бы частично влиять на список своих мотиваций, это станет залогом стремления к эффективной работе отдела.

Алгоритм управления персоналом

Управление процессом сбыта подразумевает, что начальник должен не только поддерживать существующие объёмы реализации, но и стремиться к их увеличению. Зная основные этапы управления отделом (анализ, планирование, организация процесса, контроль), можно сформировать индивидуальный алгоритм управления.

Планирование осуществляется на основе отчётности предыдущего периода, которая складывается из результатов анализа личных достижений каждого менеджера и подразделения в целом. Следовательно, менеджеры должны заботиться не только об уровне индивидуальных результатов, но и понимать важность командной работы для достижения поставленных перед отделом целей.

Каждый сотрудник должен подчиняться правилам, установленным РОПом, понимая, что он является структурной единицей и выполняет свою функцию, важную для всего механизма продаж.

Осуществляя контроль, руководитель должен найти индивидуальный подход к каждому из подчинённых, поддерживать доверительный (но не панибратский) контакт, чтобы своевременно узнавать о возникающих трудностях и оперативно разрешать их совместно с сотрудником (заодно осуществляя наставническую функцию).

Мотивация персонала

Персонал отдела продаж, как и любого другого структурного подразделения, должен быть надлежащим образом мотивирован для эффективного выполнения своей работы.

В последнее время среди экспертов по управлению персоналом распространилась концепция, что поощрения линейного персонала дают больший эффект, чем наказания. Согласно этой идее, мотивация — это ожидания сотрудника относительно вознаграждения за выполненную работу. Очень важно понимать, какие стимулы имеют ценность для ваших подчинённых: если работник не чувствует соответствия между вознаграждением и затраченными усилиями на благо компании, то в следующем отчётном периоде у него не будет желания работать.

Кроме того, ни в коем случае нельзя применять методы уравниловки: поощрение одинаковыми «мотивашками» обесценивает награду. Система стимулирования должна учитывать стаж, профессионализм, результативность и другие особенности, которые выделяют сотрудника из общей массы.

Круг обязанностей руководителя отдела сбыта

Точный перечень функций начальника отдела продаж определяется спецификой конкретного бизнеса. Тем не менее можно выделить ключевые обязанности РОПа, обязательные для любого направления бизнес-деятельности.

Стратегия

Стратегические задачи связаны с позицией продукции на рынке, имиджем компании, составом целевой аудитории и другими факторами.

Формирование бизнес-плана по продажам

Планирование любого проекта начинается с плана реализации продукции. Бизнес всегда сопряжён с рисками, однако если на первоначальном этапе подготовки плана руководитель не принимает участия формировании документа и не готовит план достижения утверждённых показателей, то риск провала проекта возрастает в разы.

При этом важно придерживаться верной последовательности действий: сначала подбирается команда менеджеров, а уж после, на основе качества имеющегося персонала, выстраивается схема действий по реализации продукции.

Декомпозицией называется разбивка плана по периодам и отдельным сотрудникам. Это настолько важный, а главное — наглядный для менеджеров, инструмент контроля продаж, что просто удивительно, как мало руководителей используют его на практике.

Приведём пример. Предположим, планом установлен объём продаж на месяц, равный миллиону рублей. В компании трудится пять линейных менеджеров по продажам (личное участие в продажах РОПа опустим для краткости).

Получается, что за каждый из двадцати двух рабочих дней сотрудники должны продавать на сумму 45454,5 р. Следовательно, доля каждого менеджера в день составляет:

45454,5 / 5 = 9090,90

Допустим, во вторник менеджеры не смогли выполнить план — вместо запланированных сорока пяти тысяч было реализовано продукции на тридцать пять тысяч рублей. Значит, остаток переносится на следующий рабочий день:

45454,5 + 10000 = 55454,5

А теперь осталось разделить эту сумму на пятерых работников: получается, в среду личные продажи каждого работника должны составить 11090,9 рублей.

Потребительские свойства продукции

Технологи и маркетологи могут владеть всем спектром научных техник и методов продвижения товара, однако именно продавцы имеют непосредственный контакт с целевой аудиторией, а кроме того, досконально осведомлены обо всех преимуществах и недостатках реализуемой продукции. Поэтому на начальника отдела сбыта часто возлагают обязанность систематизировать пожелания клиентов и формировать предложения по изменению продукции.

Психология сотрудника

Многие люди склонны жить в прошлом, постоянно возвращаясь мыслями к тому, что раньше было лучше. В контексте сотрудника отдела продаж эту концепцию можно представить как убеждение, что несколько лет назад и клиент был сговорчивее, и конкуренция меньше, и планов таких «драконовских» не ставили. Подобный настрой демотивирует как самого работника, так и его коллег.

Другая тенденция известна психологам под названием «синдром отложенной жизни». Менеджер постоянно ждёт формирования каких-то особенных условий, для того чтобы наконец начать продавать в полную силу: наступления сезонности, установки нового оборудования и т. п.

Задача руководителя — постоянно корректировать видение подчинённых, возвращать их в реалии сегодняшнего дня. Для этой цели можно использовать несколько простых, но действенных техник.

1. Постановка личных целей по SMART — аббревиатура подразумевает конкретизацию, измерение, степень выполнимости, уровень обеспечения ресурсами и срочность поставленной цели. Придерживаясь техники SMART, руководитель может обсуждать с сотрудником поставленные цели: покупка квартиры, обучение детей, отдых за границей.
2. Зафиксировав цель, руководитель периодически напоминает о ней подчинённому с помощью фраз-маркеров, содержащих ключевые слова: «квартира», «море», «университет».
3. Растяжка — это ещё одна техника, которая основана на свойственном человеку желании иметь больше благ. Демонстрируя какие-либо материальные плоды своего труда, руководитель мотивирует подчинённых поднять свою зону комфорта на новый материальный уровень. Чтобы удовлетворить новые потребности, сотрудник вынужден стремиться к высоким трудовым результатам. Здесь главное — не переборщить: если хвалиться перед сотрудниками благами, существенно превышающими их возможности, можно добиться негатива в свой адрес и потери даже имеющейся мотивации.
4. Уменьшение доходов сотрудников вполне оправдано при падении доходов компании, притом не обязательно урезать зарплаты. Можно уплотнить коллектив, распределив новые обязанности, за которые каждый сотрудник будет получать тот же оклад.

Оперативные обязанности

В функционал РОПа входит комплексный контроль текущей работы отдела продаж, который осуществляется через ряд инструментов:

• контроль ежедневной активности, результативности менеджеров с помощью системы показателей;
• формирование отчётов по продажам;
• планирование отгрузок по заявкам;
• организация ежедневных планёрок, еженедельных (до одного часа) собраний, текущих пятиминуток, на которые выборочно приглашаются два-три относительно свободных сотрудника.

Целью этих собраний является подведение итогов по каждому сотруднику и отделу, постановка задач на предстоящий период, проработка допущенных ошибок.

Процессные обязанности

Процессными называют обязанности, связанные с продающими бизнес-процессами. В динамичной рыночной среде процесс продаж должен развиваться, совершенствоваться, подстраиваться под динамику внешней и внутренней среды.

Бизнес-процесс не существует в вакууме, он тесно связан с другими процессами компании, следовательно, взаимодействие со смежными подразделениями (бухгалтерией, маркетологами, производством) является процессными обязанностями руководителя отдела.

Кадровая работа

Начальник отдела продаж (да и любого другого структурного подразделения) должен принимать активное участие в процессах найма, обучения и увольнения своих подчинённых. Руководителю должна отводиться существенная роль в формировании системы мотивации.

В конце концов, за невыполнение объёма продаж коммерческий директор спросит не кадровика и не с эксперта по описанию бизнес-процессов, а с РОПа. Следовательно, ему и решать, кто в команде нужен, а с кем лучше расстаться.

В обязанности руководителя также входят различные этапы обучения кадров:

• первичная стажировка новичков;
• отработка проблемных зон (когда «проседают» конкретные показатели);
• разбор ситуационных затруднений;
• стратегическое обучение — при внедрении новых инструментов;
• квалификационное — обучение новым техникам и приёмам продаж.

Должностная инструкция: описание обязанностей и функций руководителя отдела продаж

Стандартизированная инструкция для управляющего отделом сбыта состоит из нескольких обязательных разделов, которые могут дополняться в зависимости от специфики и коммерческих потребностей организации.

1. Общие положения — этот раздел содержит сведения о сути должности, необходимом уровне компетенций, определяет иерархию подчинения, в которую входит должность РОПа. Здесь же прописаны основные знания и навыки, которыми должен обладать сотрудник.
2. Раздел «Должностные обязанности» подробно и полно описывает основные обязанности работника, которые мы обсуждали выше.
3. Права и ответственность — этот параграф закрепляет права, предусмотренные трудовым законодательством, а также перечень прав, характерный для данной должности: право принятия решений по ряду вопросов, контроль за работой подчинённых, постановка задач, информированность относительно решений, касающихся работы подразделения.
4. Личные качества — этот раздел редко включают в должностные инструкции линейного персонала, однако при руководящем характере должности личные качества сотрудника приобретают важное значение. Руководитель должен обладать высокой работоспособностью, стрессоустойчивостью, лидерскими качествами, коммуникабельностью, аналитическим складом ума и способностью к быстрому усвоению новой информации.

Особенности профессии «руководитель отдела продаж»

Должность начальника отдела реализации продукции востребована во многих компаниях любой отрасли: промышленной, торговой, обслуживания населения.

История возникновения

Спрос на профессиональных продавцов существенно вырос к началу ХХ века, когда торговый бизнес стал более динамичным благодаря научным достижениям: появлению средств связи, развитию транспортной отрасли. Тенденция укрупнения, охватившая мир, не миновала и бизнес-структуры: сформировались системы торговых баз, разрослись торговые сети. Наращивание объёма проводимых операций привело к необходимости создания отдельных подразделений, занимающихся продажами. Тогда же возникла потребность в специалистах, способных управлять этими отделами.

Каким должен быть начальник отдела продаж

• опыт работы на руководящей должности не менее одного года;
• умение работать с первичной бухгалтерской документацией;
• опыт активных продаж;
• опыт первичной кадровой работы;
• знание ПК и некоторых специальных программ;
• наличие автомобиля (требуется не всегда);
• владение иностранным языком (желательно).

Уровень заработной платы

Вознаграждение руководителей отдела продаж, как правило, носит сдельный характер и зависит от результатов работы подразделения. В зависимости от региона, величины компании, круга обязанностей зарплата может составлять от сорока до ста пятидесяти тысяч рублей.

На такую ответственную и важную для компании должность отдел кадров приглашает, как правило, соискателей, имеющих высшее экономическое образование. При наличии высшего непрофильного образования можно воспользоваться многочисленными рыночными предложениями и окончить краткосрочные курсы, длительность которых обычно не превышает одного года.

Впрочем, следует учитывать, что солидные компании предпочитают самостоятельно формировать кадровый резерв и обучать линейных руководителей «под себя», то есть с учётом специфики данной организации.

Кроме того, начальник отдела сбыта должен обладать рядом практических навыков: ведения переговоров, работы с возражениями, закрытия сделки. То есть имеет смысл рассмотреть вариант обучения профессии, начиная с должности рядового менеджера.

Полезные рекомендации

Руководитель отдела сбыта — профессия престижная и востребованная, однако хлопотная. Управление коллективом — задача творческая, но вместе с тем она гораздо сложнее, чем продажи.

Чтобы избежать трений с коллективом и нареканий начальства, постарайтесь придерживаться несложных правил:

1. вводя новый регламент, обязательно выполняйте его; ничто не дисциплинирует подчинённых лучше, чем личный пример начальника;
2. соблюдайте дистанцию с подчинёнными, особенно на первых порах, иначе вами сразу попытаются манипулировать;
3. изучите движение денежных потоков предприятия; не полагайтесь на отчёты своего предшественника — если бы они были достаточно хороши, вы бы вряд ли заняли его место; проведите собственный анализ продукта, пообщайтесь с маркетологами, послушайте телефонные переговоры менеджеров, чтобы прочувствовать вашу целевую аудиторию;
4. изучите или составьте чёткий список обязанностей для каждого менеджера: подчинённому будет легче ориентироваться в своих ежедневных обязанностях, а вам — контролировать его работу;
5. организуйте обратную связь: в виде личной беседы, опросников, собрания; так вы сможете быстро определить слабые места подразделения — об имеющихся проблемах люди всегда говорят с удовольствием.

Заключение

Функции руководителя отдела продаж представляют собой широкий спектр обязанностей и навыков. Это ответственная должность с выраженной спецификой, требующая определённого склада ума и характера.

Тем же, кто ищет РОПа в свою компанию, следует помнить, что руководитель отдела реализации является одной из ключевых фигур бизнеса, а потому нагружать его лишними обязанностями означает рыть яму своему предприятию. Главная обязанность начальника отдела сбыта — поднять активность подразделения, выполнить план продаж и обеспечить компанию прибылью.