Организационно распорядительные документы

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Правила составления и оформления распорядительных документов.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и других ситуаций движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или не­сколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. В министерской практике принято обобщение возражений по проекту приказа, возникающих в ходе согласования, излагать в справке, которая является приложением к приказу. При возникновении изменений принципиального характера проект приказа подлежит редактированию, перепечатке и повторному согласованию.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

Обязательными указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)» или «(приложение 3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение 1 к решению Совета директоров от 12.04.2009 № 10

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решения подписываются руководителем органа управления. Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

6.К организационным документам относятся:

— учредительные документы (Устав и договор), составляемые при создании предприятия;

— структура и штатная численность;

— штатное расписание;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о структурных подразделениях;

— должностные инструкции.

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.

Штатное расписание содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Примеры составления структуры и штатной численности организации (4, 5, 6). Примеры составления штатного расписания и должностных инструкций (4, 5, 6).

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделений.

Менеджмент организации / Делопроизводство / 7.3. Система распорядительной документации

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Процедура издания распорядительных документов (в условиях единоличного принятия решений распоряжений) включает следующие стадии;

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

К основным распорядительным документам относятся: РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.

Решение как распорядительный документ обычно принимается коллегиальным органом ( собранием акционеров, комиссией, ученым советом и т.д.). Решение может затрагивать самые различные стороны деятельности предприятия: экономическую, научно-техническую, финансовую, кадровую.

Решение предписывает осуществление определенных мероприятий, содержит перечень планируемых действий, очерчивает круг основных исполнителей.

Решение обязывает.

Оно должно быть правильно оформлено. Очень важно, чтобы решение опиралось на твердую законодательную базу, соответствовало компетенции данного органа.

Распоряжение как управленческий акт также имеет обязательную силу для организации, конкретной категории граждан, специалистов, работников.

Распоряжения относят к подзаконным актам. Одни из них носят общий характер, предполагают длительный срок действия. Другие распоряжения касаются конкретного вопроса, продиктованы сложившейся ситуацией.

Распоряжения издаются правительством, министерствами и ведомствами, администрациями, руководителями предприятий и учреждений в пределах их компетенции.

Распоряжения имеют юридическую силу, если они документально оформлены.

Во вступительной части распоряжения полезно указать основания данного документа. К примеру, распоряжение губернатора Санкт-Петербурга от 29 декабря 2000г. №1360-р «Об индексации платы за загрязнение окружающей природной среды на 2001 год» начинается со следующих слов: » В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1992 года №632 «Об утверждении Порядка определения платы и ее предельных размеров за загрязнение окружающей природной среды, размещение отходов, другие виды воздействия», с учетом письма Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 27 ноября 2000 года №ВП-61/6349 ……»

В этом случае распоряжение воспринимается с большим доверием.

Приказ — это нормативный акт, издаваемый руководителями организаций,

предприятий, учреждений, действующими на основе единоначалия.

Приказы делятся на две группы:

1. приказы по основной деятельности (издаются для решения каких-либо производственных, организационных, финансовых задач);

2. приказы по личному составу (издаются для решения задач, касающихся работы с персоналом предприятия).

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. Посредством приказа перед работниками ставятся главные задачи на ближайшую перспективу, указываются принципиальные пути их решения.

Приказ обязателен для работников, которым он адресован. Неисполнение приказа или его нарушение, как правило, влечёт за собой применение санкций к нарушителям.

С помощью приказа руководитель оказывает воздействие на трудовое поведение работников, на деятельность предприятия в целом.

Руководителю необходимо проследить за тем, чтобы последующие приказы не противоречили бы предыдущим. При умелом руководстве данный приказ издаётся в РАЗВИТИЕ предшествующим решениям и распоряжениям.

Случается, что издаваемый приказ отменяет ранее принятые решения.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на специальном бланке приказа (рис. 7.2.).

Рис. 7.2. Макет приказа по основной деятельности

Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату и номер. Датой приказа считается дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется последовательно с января по декабрь в рамках текущего года (начиная с № 1).

Приказы по основной деятельности ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ обязательно имеет заголовок, который кратко и четко отражает содержание документа. Заголовок формулируется так, чтобы его первые слова отвечали на вопрос «о чём?» (Об изменении графика дежурств, О проведении полевых

испытаний).

Текст приказа состоит обычно из двух частей.

В первой части констатируется сложившаяся проблема, ситуация, иногда указываются основания издания приказа.

Приказов не должно появляться слишком много. Недопустимо, чтобы они касались второстепенных текущих вопросов. Приказ действенен, когда он мобилизует работников, привлекает внимание, является значимым событием в жизни предприятия.

Основанием для приказа могут служить:

· нормативные документы, поступившие от вышестоящих государственных инстанций;

· обострившиеся производственные проблемы;

· решения коллегиальных органов предприятия;

· инициативы самого предприятия.

Вторая часть приказа, распорядительная (постановляющая), начинается со слова П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается вразрядку. Затем перечисляются предписываемые действия, поручения с указанием конкретных исполнителей, сроков выполнения работ.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Весьма часто в заключительном пункте приказа указывается лицо, которое обязано контролировать реализацию всех сформулированных требований.

В том случае, когда приказ вводит в действие какие-либо иные организационно-распорядительные документы, они оформляются в виде приложений. В правом верхнем углу этих документов помещается соответствующее указание (см. модуль 03.01.05).

Многие приказы имеют гриф согласования.

Задача оперативного делопроизводства: в кратчайшие сроки ознакомить с содержанием приказа тех работников, которых он касается, а также ответственных за его исполнение. В особо важных случаях сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с приказом.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственной службы и направляют адресатам в соответствии с укзателем рассылки. Копию документа обязательно должен получить исполнитель.

При необходимости оформляется ВЫПИСКА из приказа, которая должна быть заверена.

Большое значение имеет контроль выполнения издаваемых приказов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству. Неточности и ошибки руководителей, издающих решения, распоряжения, приказы, могут послужить причиной трудовых конфликтов и споров, длительных судебных разбирательств.

В подготовке любого распорядительного документа можно выделить следующие три стадии.

1) Сбор информации о сложившейся ситуации, её анализ и подготовка проекта документа.

Обычно это наиболее трудоёмкая и длительная стадия работы над документом. С одной стороны, необходимо тщательно и глубоко изучить возникший вопрос. С другой — нежелательно чрезмерно затягивать процесс принятия управленческого решения.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений

руководителя предприятия или в инициативном порядке.

2) Обсуждение и принятие документа.

На этой стадии происходит доработка подготовленного проекта распорядительного документа, его уточнение. К процедуре обсуждения, как правило, привлекают работников, которым предстоит на практике реализовывать основные положения документа.

Обмен мнениями, сопоставление различных точек зрения позволяет улучшить документ и сформировать к нему положительное отношение. Необходимо тщательно зафиксировать все замечания, высказанные при обсуждении материала, внимательно просмотреть их, отобрать самые полезные.

Процесс предварительного обсуждения выявляет не только сторонников, но и противников принимаемых решений. Становится возможным спрогнозировать те трудности, с которыми будет связано исполнение документа.

3) Согласование документа и его подписание, утверждение.

Одобренный распорядительный документ весьма часто требует согласования. Обеспечивают согласование руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.

Большое значение имеет выбор числа инстанций, участвующих в согласовании. Ибо на каждое согласование тратится драгоценное время.

Современное делопроизводство требует оперативного, принципиального и честного согласования.

Если исполнение документа связано с осуществлением финансовых операций, он обязательно должен быть согласован с экономическим отделом, главным бухгалтером. Виза юрисконсульта гарантирует соответствие документа законодательным и нормативным актам.

Если в процессе согласовывания в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Приказы подписываются руководителем предприятия, учреждения или его заместителем, который имеет на это право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если специально не указан иной срок.

После выхода приказа неуместны его обсуждения. Он должен неукоснительно выполняться.

Другие дисциплины › Делопроизводство

Как известно, руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать организационно-распорядительные документы независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются: приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.

Приказ, указание, распоряжение, как документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

Приказ, указание, распоряжение — организационно-распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания.

Назовем основные виды приказов:

• приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
• приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др. ).

Здесь представлены образцы оформления приказов.

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приказы выполняются на бланках организации.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей:

• Констатирующая часть – в ней излагаются цели и причины издания приказа (могут быть перечислены факты, события, дана им оценка). Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках. В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.
• Распорядительная часть – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении, может состоять из пунктов. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой, оформляется с «красной» строки.

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ.

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по кадрам и личному составу хранятся в отделе кадров, остальные приказы хранятся в канцелярии.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (ключевые слова: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Указание и Распоряжение во многом выполняются и оформляются по аналогии с приказами.

Постановление и решение, как документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения

Постановления и решения издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Считается, что коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (ключевые глаголы «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»).

Решение оформляется на бланке организации. Обязательными реквизитами Решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в ключевых глаголах, отделяющих распорядительную часть от констатирующей: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ».

Другие статьи по данной теме:

• назад: Договор (контракт) — понятие, структура, оформление. Учредительный договор
• далее: Справочно-информационные документы — виды, порядок составления и оформления
• Образцы оформления приказов по общим вопросам и по личному составу

Список использованных источников

1. Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
2. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;
3. Оформление приказа / Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», январь 2013. – режим доступа: http://www.dis.ru;
4. Энциклопедия делопроизводства. Информационный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»: edou.ru.

Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина»

Бокситогорский институт (филиал)

Колледж

УТВЕРЖДАЮ

Зав. отделением по СПО

Бокситогорского института (филиала)

________________ В.И.Марущак

«____» _______________ 2015 г.

ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ЗАЧЁТ

Учебная дисциплина Документационное обеспечение управления_____________ __________________________________________________________________

Специальность 090205 Прикладная информатика (по отраслям) 2 курс

КОНТРОЛИРУЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ

1вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

26 36 40 41 44 45

Основные требования к оформлению документов.

2 3 4 5 6 10 12 19 31 32 33 34 35 37 38 39 42 43

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

1 7 8 9 11 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30

2 вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

18 22 23 35 39 44

Основные требования к оформлению документов.

1 3 10 15 16 17 19 20 21 25 26 27 28 29 33 34 38 45

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

2 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 24 30 31 32 36 37 40 41 42 43

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ:

Количество правильных ответов

Процент выполнения

Оценка

более 40

более 90%

отлично

80-90%

хорошо

60-79%

удовлетворительно

менее 26

менее 60%

неудовлетворительно

ФОРМА ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

Форма тестовых заданий

Пример тестовых заданий

Пример ответов

Тестовое задание закрытой формы с выбором одного или нескольких вариантов ответа

Состоит из неполного тестового утверждения с одним ключевым элементом и множеством допустимых заключений, одно или несколько из которых являются правильными. Число заключений может быть разным, но не менее 3 (3-6)

Какой документ относится к нерегистрируемым?

А) письмо-запрос

Б) жалоба гражданина

В) сопроводительное письмо

Г) рекламное письмо

Г

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1 вариант

1. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

2.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

3.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

4.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

5.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

6.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

7.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

8.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

9.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

10.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

11.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

12.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

13.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

14.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

15.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

16.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

17.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

18.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

19.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

20.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

21.В состав реквизита «подпись» входят:

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

22.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

23.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

24.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

25. На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

26.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

27.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

28.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

29.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

30.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

31.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

32.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

33.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

34.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

35.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

36.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

37.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

38.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

39.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

40.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

41.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

42.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

43.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

44.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

45.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

2 вариант

1.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

2.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

3.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

4.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

5.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

6.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

7.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

8.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

9.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

10. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

11.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

12.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

13.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

14.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

15.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

16.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

17.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

18.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

19.На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

20.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

21.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

22.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

23.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

24.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

25.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

26.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

27.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

28.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

29.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

30.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

31.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

32.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

33.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

34.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

35.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

36.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

37.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

38.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

39.В состав реквизита «подпись» входят

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

40.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

41.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

42.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

43.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

44.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

45.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

Ответы на тестовые задания

1 вариант

1.Б

2.В

3.БГ

4.Б

5.Б

6.А

7.Г

8.А

9.В

10.Б

11.Б

12.Б

13.АБ

14.АБ

15.Б

16.А

17.Г

18.Г

19.В

20.Г

21.А

22.А

23.Б

24.А

25.Г

26.В

27.А

28.БГ

29.В

30.Г

31.А

32.А

33.А

34.В

35.В

36.Б

37.Г

38.В

39.В

40.А

41.В

42.Г

43.АВГ.

44.А

45.Б

Ответы на тестовые задания

2вариант

1.А

2.Б

3.В

4.А

5.БГ

6.В

7.Г

8.А

9.А

10.Б

11.В

12.БГ

13.Б

14.Б

15.А

16.Г

17.А

18.А

19.Г

20.Б

21.Б

22.АБ

23.АБ

24.Г

25.В

26.В

27. А

28.В

29.Г

30.АВГ

31.А

32.Б

33.Б

34.А

35.Г

36.Г

37.В

38.Г

39.А

40.А

1. Виды ОРД

2. Требование к оформлению ОРД

3. Автоматизация ОРД

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.

Виды ОРД

Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:

• организационная;

• распорядительная;

• справочно-информационная.

Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.

Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.

Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.

Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:

• приказы о назначении и увольнении;

• положения о конфиденциальности;

• руководства по информационной безопасности;

• правила замены вычислительной техники;

• должностные инструкции персонала;

• регламенты разграничения доступа к информации;

• описания технологических процессов;

• трудовые договоры и дополнения к ним;

• инструкции по обеспечению охраны помещений;

• объяснительные записки;

• приказы о премировании и депремировании;

• распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;

• расписания несения дежурства на объектах.

Это — далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.

Требования к оформлению ОРД

В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.

Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:

• краткой, емкой;

• однозначной, единообразной;

• последовательной.

Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:

• государственный герб РФ;

• герб субъекта РФ;

• логотип организации или ее товарный знак;

• код формы организационно-распорядительного документа;

• код организации;

• название организации, в которой был издан документ;

• ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;

• название структурного подразделения, издавшего документ;

• название, дата издания и регистрационный номер документа;

• название должности лица, сформировавшего документ;

• справочные сведения об организации;

• место составления документа;

• грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;

• заголовок и основной текст;

• отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.

Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.

Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.

Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.

Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).

Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.

В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.

Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:

• все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;

• цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;

• она не должна перекрывать текст документа.

Автоматизация ОРД

Чтобы сделать работу с организационно-распорядительной документацией удобной и эффективной, стоит задуматься о ее автоматизации. Один из наиболее удачных инструментов для решения этого вопроса — программный продукт «Логика: СЭД», разработанный компанией «Логика Бизнеса».

Назначение платформы «Логика: СЭД» — полная автоматизация документооборота, включая обработку организационно-распорядительной документации. С ее помощью можно решить сразу несколько задач, актуальных в большинстве компаний:

• перевести документы в электронный формат — свести к минимуму трудозатраты сотрудников, которые с ними работают;

• создать единое информационное пространство для документов — обеспечить открытость и прозрачность документооборота;

• стандартизировать процессы обработки ОРД — обеспечить строгое соблюдение стандартов и требований всеми участниками документооборота.

Информация, для обработки которой используется «Логика: СЭД», надежно защищена — в программном продукте есть встроенные средства криптографической защиты данных. Защищенность, в свою очередь, позволяет использовать цифровую подпись, с которой электронные документы сохраняют юридическую силу.