Перенести встречу

Оповещение
Деловые встречи могут быть перенесены по разным причинам. К любому мероприятию нужно заранее подготовиться, например, собрать материал или получить образцы товаров. Если вы понимаете, что не успеете завершить все дела к назначенной дате, обязательно оповестите партнера об этом заранее. Для этого используйте телефон или посетите офис контрагента. Ни в коем случае не используйте электронную почту, так как не все люди ее проверяют. К тому же о переносе встречи следует сообщить в личной беседе, в противном случае вы покажете свое неуважение по отношению к партнеру. Также не стоит надеяться на Почту России, так как письмо может затеряться, или задержаться в пути. Даже если человек находится в другом городе, постарайтесь связаться с ним по телефону.
Сроки
Чем раньше вы сообщите о переносе встречи, тем лучше будет для партнера. Если человек приезжает из другого города, вы непременно должны оповестить его заранее. В этом случае есть большая вероятность того, что он успеет сдать билеты, отменить бронь в гостинице. Если же вы опоздали, постарайтесь оплатить ему дни пребывания в отеле. В крайнем случае вы можете провести переговоры, потратив свое личное время для приготовления деловой встречи.
Объяснения
Конечно, перенося встречу, вы должны объяснить партнеру, почему вы не можете провести переговоры. Совсем необязательно посвящать человека в свои проблемы. Например, если вы хотите перенести встречу из-за проблем в семье, то можете просто сказать, что возникли кое-какие семейные обстоятельства. Обязательно попросите прощение, пообещайте, что постараетесь впредь не допустить таких ситуаций.
Дата новой встречи
Тщательно продумайте дату новой деловой беседы. Ведь если вы решили перенести встречу один раз, совершить такой же поступок просто неуважительно по отношению к партнеру. Он может отказаться от дальнейшего сотрудничества с вашей компанией, решив, что вы безответственный человек.

Знаменитый IT-блогер Кремниевой долины Роберт Скобл составил список советов о том, как отказаться от неинтересных встреч и при этом не испортить отношений с приглашающими. Hopes & Fears перевёл умозаключения Скобла и других участников обсуждения на сервисе вопросов и ответов Quora.

Настройте почту

Автоматический ответ с разъяснениями о том, почему вы не можете отвечать на каждое письмо, поможет вам не казаться таким уж негодяем. Извинитесь, напишите, что из-за большой занятости успеваете отвечать только на небольшой поток сообщений, а также дайте конкретные указания. Например, если вам часто пишут PR-менеджеры, укажите, что должно быть в письме, чтобы вы ответили.

Используйте детей

Ваша семья также нуждается в вашем внимании, с этим никто не будет спорить. Фраза «Извините, но я не видел своих детей уже месяц, я не смогу прийти на ваш ужин» очень эффектно звучит. Почти как: «Извините, но мой начальник хочет, чтобы в это время я был на другом мероприятии». Выглядит так, будто у вас нет возможности ничего поменять.

Кстати, можно использовать в качестве предлога жену или мужа.

Помогите чем-то другим

Если вы не можете найти время на встречу с человеком, то хотя бы найдите того, кто мог бы встретиться вместо вас. Представить одного человека другому — дело пары минут в эпоху социальных сетей.

Попросите о письме

Часто, когда вас приглашают выпить кофе, кофе — это не цель встречи. Люди просто хотят быть милыми и предлагают угостить вас, пока будут рассказывать о чём-то другом. Если вам это может быть интересно, то разумно не отказываться сразу. «Я не пью кофе, но, если вы хотите предложить сотрудничество, напишите об этом письмо» — такой ответ поможет вам не потерять ни время, ни партнёра.

Встретьтесь на большом мероприятии

Чтобы не тратить целый вечер на одного человека, договоритесь о том, чтобы пересечься на крупном событии, на которое он тоже должен прийти. Очень легко спросить: «А вы будете на SXSW в марте или на CES в Лас-Вегасе?»

Заведите Google Calendar

Одна лишь ссылка на ваш Google Calendar, где всё будет забито на месяц вперёд, — и человек перестанет обижаться и претендовать на скорую встречу.

Попросите план встречи

Если вам говорят: «Я хочу встретиться с вами», ответьте, что вы всегда рады, но вы должны понимать, чему будет посвящена встреча, попросите прислать её краткий план. Если он вас заинтересует, вы сможете согласиться на встречу, которая станет более результативной благодаря заранее оговорённой повестке. Если вам так и не пришлют бриф, то к вам уже не будет никаких вопросов.

Как отменить планы так, чтобы никого не обидеть?

Когда ты отменяешь планы, это — определенно еще не конец света. Но в то же время — это весомая причина для другого человека обидеться. Более того, подобная реакция абсолютно нормальна, когда человеку не все равно. Однако, подобрав правильную стратегию, ты снизишь градус раздражения и спасешь отношения. А заодно и свою репутацию надежного человека.

Подумай об альтернативном плане встречи

Когда наши друзья хотят встречи, им обычно все равно — идти, например, в кино или в кафе. В такой ситуации перенос места встречи не так критичен. Можно сказать: «Знаешь, я сегодня ужасно устала и боюсь, что усну в самом начале сеанса. Может, посмотрим что-то другое у меня дома? А на этот фильм сходим через неделю, когда у меня закончится сессия». Есть вероятность, что альтернативный план встречи будет отклонен. Но что совершенно точно — дружба будет сохранена.

Будь максимально честной

Честность — залог крепких отношений, поэтому старайся не обманывать. Лучше честно сказать, что ты не выспалась, потому что смотрела очередную серию любимого сериала, чем сочинять, что автор твоих черных кругов под глазами — домашний питомец, всю ночь просящийся на улицу.

Готовься услышать не самые лестные слова о себе

«Вот она/он кидалово!» — стандартная мысль человека, которого лишили запланированной встречи.

Приготовься заранее к этой фразе в различных вариациях и не обижайся: эмоции другого человека понятны, рано или поздно он остынет.

Будь готова к материальной компенсации

Очень часто встреча связана с финансовыми затратами: например, вы заранее купили билеты в кино или, к примеру, подруга отменила урок у своего репетитора, чтобы встретиться с тобой. Так что подумай о том, какие финансовые вложения были у другого человека и предложи компенсацию: вернуть деньги за билет подруги или оплатить пропущенный ею урок.

Признай, что ты сделала что-то неправильно

Очень часто люди, встречу с которыми отменили, ждут только одного: сигнала о том, что другой человек относится к этой ситуации серьезно и знает о своей вине. Тебе будет не лишним признать, что где-то допустила промах. Например, сказать: «Прости, я не рассчитала свои силы: я была уверена, что успею подготовиться к экзамену за вечер и пойти с тобой на дискотеку, но подготовка заняла у меня гораздо больше времени. В следующий раз я постараюсь планировать свой день более тщательно».

Убедись, что твои извинения соответствуют ситуации

Ситуации бывают разные по значимости и, соответственно, они влияют на тон извинений. В продолжении сообщения о том, что ты не сможешь прийти в кафе, подруге будет странно читать: «Ты меня ненавидишь, да? Как я могу искупить свою вину?». Ведь это ставит ее в неловкую ситуацию: ей, по идее, нужно тебя успокаивать. И также странно ей будет получить короткое «сорри, не смогу» в ответ на ее вопрос о том, придешь ли ты на ее выпускной — масштабное мероприятие, которое вы планировали заранее.

Будь внимательна к людям

Несмотря на то, что наши советы универсальны, мы не можем точно знать, кто они — люди, с которыми ты отменяешь встречу. Это знаешь только ты, а значит, только ты можешь решить, как лучше поступить в конкретной ситуации.