Секретарь референт обязанности
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Содержание
- Места работы
- История профессии
- Профессия секретарь
- Обязанности секретаря
- Требования к секретарю
- Образец резюме секретаря
- Как стать секретарем
- Зарплата секретаря
- Места работы
- История профессии
- Секретарь-референт
- Обязанности секретаря
- Требования к секретарю
- Образец резюме секретаря
- Как стать секретарем
- Зарплата секретаря
- Места работы
- История профессии
- Секретарь-референт: должностная инструкция, обязанности и ответственность
- Обязанности секретаря
- Требования к секретарю
- Образец резюме секретаря
- Как стать секретарем
- Зарплата секретаря
- Должностная инструкция секретаря-референта
- Места работы
- История профессии
- Обязанности секретаря
- Требования к секретарю
- Образец резюме секретаря
- Как стать секретарем
- Зарплата секретаря
- Должностная инструкция секретаря-референта
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки.
Профессия секретарь
Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Образец резюме
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции.
Секретарь-референт
Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Образец резюме
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки.
Секретарь-референт: должностная инструкция, обязанности и ответственность
Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Образец резюме
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Под общим названием «секретарь» объединяется несколько видов секретарей, на которые профессия классифицируется в соответствии с квалификацией секретаря. Давайте поговорим о том, чем занимается секретарь в коммерческой фирме.
Итак, самый младший вид секретаря – ресепшионист или секретарь на reception.Ресепшионист отвечает на телефонные звонки, приходящие на общий телефон фирмы, фильтрует телефонные звонки и распределяет их по сотрудникам. На сегодняшний день ресепшионист в чистом виде встречается довольно редко. Если ранее, особенно в крупных организациях, всегда в штате был один или несколько ресепшионистов, занимающихся исключительно ответом на звонки, то теперь с этими функциям вполне справляются автоматизированные технические устройства, называемые юмористами «железная баба». Вы наверное и сами встречались с такими, позвонив куда-то, например, в банк: «Наберите внутренний номер абонента или дождитесь ответа оператора». Если деятельность фирмы подразумевает частые ответы на звонки, то чаще всего на работу нанимается не секретарь на reception, а оператор на телефоне, за несколько меньшую зарплату. Оператор на телефоне часто даже не входит в штат компании, а является внештатным сотрудником.
Таким образом, функции секретарь на reception со временем усложнились и практически срослись с функциями, специалиста, ранее именуемого «секретарь офиса». В зависимости от размера компании и ее деятельности, секретарь на reception сегодня выполняет и другие обязанности, которые «железной бабой» не заменишь: встречает и провожает посетителей, сортирует входящую корреспонденцию и отправляет исходящую, готовит чай-кофе для посетителей, а в небольших организациях может делать и более сложную работу, например, осуществлять закупки воды и канцелярских товаров, а также заказывать билеты и оформлять визы для сотрудников, направляющихся в командировку.
Следующий вид секретаря – это секретарь-референт. Секретарь-референт может называться также референтом руководителя, ассистентом руководителя и помощником руководителя. На современном рынке персонала чаще всего встречается название «помощник руководителя». Чем отличается помощник руководителя от секретаря на reception? Прежде всего, тем, что секретарь на reception или секретарь офиса оказывает административную поддержку для сотрудников всего офиса, а помощник руководителя ассистирует только одному человеку или нескольким. Сам факт того, что помощник руководителя ассистирует только одному человеку, не значит, что у него меньше работы. Как правило, все происходит совсем наоборот: у секретаря офиса рабочий день чаще нормированный, в то время как у личного помощника руководителя многое зависит от графика самого руководителя. Рабочий день чаще всего ненормированный и бывает много переработок.
Помощник руководителя ведет календарь рабочего дня руководителя, готовит отчеты и презентации для руководителя, готовит проекты деловых писем и часто еще решает за руководителя кучу проблем разной сложности, включая помощь в бытовых вопросах.
У помощника руководителя также существенно выше уровень ответственности за вмененный ему или ей участок работы. Как правило, помощник руководителя ассистирует первым лицам компании: президенту, генеральному директору, вице-президенту, финансовому директору, руководителям крупных отделов и т.д. А это значит, что ошибки, совершенные помощником руководителя, могут нанести большой вред компании. Представьте себе, если помощник генерального директора перепутал даты командировки руководителя и в результате сорвалась стратегически важная встреча директора с инвесторами.
По роду службы помощник руководителя часто бывает в курсе различной конфиденциальной информации.
Именно поэтому должность помощника руководителя выше в иерархической лестнице видов сектетарей и именно поэтому квалификационные требования к позиции существенно выше. Об этом мы поговорим чуть позднее.
Итак, это, пожалуй, самые основные виды секретарей, существующие в коммерческих компаниях.
Остальные должности будут являться чаще всего, их производными. Так, например, существуют позиции административных ассистентов, ассистентов различных отделов и в каких-то организациях эта должность повторяет должность секретаря офиса, только в масштабе одного отдела, а в каких-то организациях (чаще иностранных) ассистент отдела является не секретарем, а больше младшим сотрудником отдела, отвечающего за отчетность, презентации, выполняющим обязанности ресечера и т.д.
В фирмах с большим документооборотом есть также должности секретаря-делопроизводителя, где к функциям секретаря добавляются также ведение делопроизводства компании. В юридических фирмах часто можно встретить позиции вечерних секретарей, которые отвечают на звонки, сортируют входящую корреспонденцию, печатают письма и ассистируют партнерам фирмы, которые сидят в офисе допоздна.
Отдельно хочу сказать о позиции офис-менеджера. Эта позиция не входит в классификацию секретарей и не является профессией секретаря. Часто можно встретить, как организации называют «офис-менеджером» позиции секретаря на reception или секретаря офиса (отдела).
Должностная инструкция секретаря-референта
Тем не менее, стоит только посмотреть на функционал позиции, все сразу становится явно. Почему они это делают? Чаще всего из-за размытых формулировок позиций, но иногда и потому, что отделу персонала хочется представить позицию в более выгодном свете. Мы еще поговорим о профессии офис-менеджера, когда будем рассматривать возможности карьерного роста секретаря. Тем не менее, эта позиция является одной из верхних позиций иерархии административных должностей в классическом понимании подразумевает иные обязанности, часто в них входит и руководство административными ассистентами и секретарями.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.
На главнуюВ каталог статей
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности.
Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Образец резюме
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Должностные инструкции
Должностная инструкция секретаря-референта
Открыть в формате WORD
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: — законодательными актами РФ; — Уставом предприятия; — Положением о функциональных службах предприятия; — приказами (указаниями) руководства предприятия; — нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; — настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: — перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; — организации работы с документами, составления документации; — организации управленческого труда; — применение средств вычислительной и организационной техники; — перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; — культуры труда и служебной этики; — охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3.
Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: — оформление приказов по личному составу; — оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; — оформление трудовых книжек; — оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); — оформление командировочных документов; — оформление листов нетрудоспособности; — ведение табеля учета рабочего времени; — выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Генеральный директор ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) Юрисконсульт ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) "__"_________ 199_ г. КОММЕНТАРИИ: ———— Должностная инструкция — документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.