Внутренний нормативный документ

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и ра­ботников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценку труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав орга­низации, положение об организации; положения о структурных под­разделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); долж­ностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утвержденияуполномоченным на это органом — вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).

Цель разработки организационных документов— наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочными действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются новые организационно-правовые документы и осуществляется их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процеду­рой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным ин­формированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 7

1. Кредиторы

2. Поставщики

3. Потребители

4. Гос-во

5. Общественность

1. Кредиторы.

• Заинтересованы в договоренности о возможно высоких ценах на предоставляемый капитал (проценты);
• Ожидают своевременной выплаты за услуги по предоставлению капитала (процент и погашение);
• Достаточных гарантий на непредвиденный случай;
• При наличии крупных кредитов они также заинтересованы в информации и влиянии на менеджеров фирмы.

1. Поставщики.

§ заботятся о длительных и выгодных связях фирмы;

§ стремятся к максимальным доходам;

§ к выгодным условиям соглашения для себя относительно их поставок;

§ к минимальным расходам со своей стороны.

1. Потребители.

§ желают получить необходимые им изделия высокого качества;

§ по низким ценам и на выгодных условиях;

§ стремятся к широкому ассортименту товаров и к хорошему обслуживанию.

1. Государство.

§ заботится о функционировании рыночного хозяйства с организациями;

§ конкурентоспособными на международном рынке;

§ увеличивает общественный продукт;

§ обеспечивает благосостояние;

§ снабжение населения товарами и рабочими местами;

§ способствует внешнеторговому равновесию;

§ организации рассматриваются как источники налогов для финансирования государственных расходов;

§ постоянно заботится о стабильности цен (борьба с инфляцией);

§ заботится о социальном мире (например, отсутствии рабочего движения).

1. Общественность.

§ Состоит из гетерогенных групп (например, средства информации, партии, церкви, союзы и объединения, гражданские инициативы и непосредственно граждане);

§ Их интерес относительно предприятий заключается в том, чтобы они могли способствовать групповым целям или по меньшей мере не препятствовать им;

§ Должна знать все и точно о действительном состоянии предприятия;

§ Особое значение для общественности имеет сохранение здоровья и экосферы, поэтому использование ресурсов и эмиссии, воздействующие на окружающую среду, рассматриваются критически как продукты и способы производства, вредящие здоровью.

Участники деятельности предприятия (внутренние).

1. Учредители

2. Сотрудники

3. Менеджер

1. Учредители.

• Получение стабильных дивидендов.
• Увеличение капитала.
• Участие в принятии решений.
• Соответствующие признание.

1. Сотрудники.

• Достойная з/пл.
• Хорошие условия труда.
• Возможность повышения квалификации, самореализации.
• Соц. пакет.

1. Менеджер.

• Стабильная з/пл.
• Учитывать интересы всех собственников.
• Свобода действий.
• Власть, признание.

Стили управления.

Стиль – типичная манера и способ поведения руководителя (менеджера).

Стиль управления — это привычная манера поведения руководителя по отношению к

своим подчиненным с целью повлиять на них или побудить к действию (выполнению

заданий).

§ Авторитарный.

§ Сопричастный.

§ Автономный.

Сущность стилей руководства.

1. Авторитарный стиль управления.

Состоит в том, что вся полнота власти находится у руководителя и все решения принимаются им единолично, не учитывая мнения подчиненных. В данном случае используется командный метод управления. Авторитарный стиль управления необходим в кризисной ситуации, когда решения должны приниматься быстро и быть четко скоординированы, что значительно затрудняется в условиях коллективной деятельности по разработке решений.

Положительные моменты:

• не требует особых материальных затрат:
• позволяет быстрее наладить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.

Отрицательные моменты:

• подавляет инициативу;
• требует громоздкой системы контроля за работой персонала;
• повышает степень бюрократизма.

В результате снижается удовлетворенность сотрудников своей деятельностью и повышается их зависимость от руководителя. Долгосрочное использование такого стиля управления приводит к существенному снижению степени эффективности работы предприятия.

1. Сопричастный стиль.

Предполагает делегирование руководителем части своих полномочий подчиненным и принятие решений на коллегиальной основе. Он актуален при стабильной работе предприятия и стремлении его к внедрению инноваций.

Положительные моменты:

• стимулирует творческую деятельность;
• снижает недовольство сотрудников от принятых решений, так как они принимаются совместно;
• повышает мотивацию труда;
• улучшает психологический климат на предприятии и удовлетворенность от выполненной работы.

Отрицательные моменты:

• не осуществляется жесткого централизованного контроля;
• ответственность за выполнение может долго перекладываться;
• затягивается процесс принятия решений и их выполнения.

1. Автономный стиль.

Представляет собой управление без участия руководителя.

Работники предоставлены сами себе, приходится рассчитывать на их

дисциплинированность.

Особенности.

• Данный стиль управления возможно использовать при высокой квалификации работников и низком уровне подготовки руководителя.
• Подчиненным предоставляется полная свобода, которая может привести к анархии.

Либеральный стиль управления применялся в нашей стране в период становления

рыночной экономики с 1985 до середины 1990-х гг. Существование данного стиля

управления в современных условиях возможно, если официальный руководитель

является фиктивным (вице-председатель), иначе такого менеджера вскоре «подсидят»

его подчиненные.

Несмотря на существенную разницу в данных стилях управления, нельзя выделить

среди них абсолютно эффективный или неэффективный, так как все зависит от

ситуации, в которой они применяются.

Time management.

§ Управление своим временем.

§ Самоорганизованность,

§ планирование,

§ проектирование действий.

График работы руководителя:

9.30 совещание

9.50 беседы с приглашенными

10 – 12.00 специальные проблемы управления

Принципы принятия решения.

см. 26 вопрос

далее информация взята из методички РЭА

Решение – это выбор альтернативы. Умение принимать решения развивается с опытом. Каждодневные решения мы принимаем без систематического обдумывания. Долгосрочные решения в жизни продумываем. В менеджменте принятие решений — систематизированный процесс. Причины этому – ответственность за принятие решений, последствия для всей компании.

Запрограммированное организационное решение – это результат реализации последовательности шагов и действий. Незапрограммированные решения возникают при невозможности заранее составить последовательность необходимых шагов. Например, решения типа как улучшить качество продукции, объем сбыта.

Компромиссы. Практически все решения имеют отрицательные последствия. Необходимо учитывать возможные последствия на все части организации как системы (системный подход). Руководитель должен понимать, что непринятые решения, «флюгерная» тактика имеет даже худший результат, чем принятие плохого решения.

Подходы к принятию решений.

1) Трудно принимать хорошие решения.

2) Человек, принимающий решения, руководствуется в том числе и чувствами, иногда отсутствует логика в решениях.

Существует три основных типа принимаемых управленческих решений.

· -Интуитивные решения – основаны на ощущении того, что выбор сделан правильно. По мнению многих успешных руководителей, многие решения (до 80%) принимаются на основе интуиции.

· Решения, основанные на суждениях – выбор, обусловленный знаниями и накопленным опытом в прошлом. Преимущества: быстрота и дешевизна принятия. Но боязнь новых сфер деятельности может сдерживать развитие компании.

· Рациональные решения – обосновываются с помощью объективного аналитического процесса, не опираясь на прошлый опыт.

Этапы рационального решения.

1. Диагноз проблемы. Проблема – не только не решенный вопрос, но и возможность. Информация должна быть релевантной – относящейся к делу, уместной.
2. Формулировка ограничений и критериев принятия решений. Ограничения – наличие ресурсов у руководителя и организации, чтобы решения были реалистичными. У менеджера должны быть полномочия для принятия данного решения. Критерии – это стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора. Критерии могут быть количественными и качественными. Пример – выбор (покупка) автомобиля.
3. Определение альтернатив. Нужно учитывать время и стоимость процесса выбора.
4. Оценка альтернатив. Метод средневзвешенной оценки – стоимость (прибыль) альтернативных проектов. Бальный метод. Учет рисков.
5. Выбор альтернативы. Поиск оптимального (максимизирующего решения) труден, обычно выбирается удовлетворительное решение.
6. Реализация и обратная связь. Согласование полученных результатов с ожидаемыми.

Цель практических занятий — научить понимать реквизиты, представленные на документах внешнего пользования, а также составлять последние по имеющимся образцам.

Тема 35

В задании по теме «Документы для внешнего пользования» используются следующие термины:

Документы, для внешнего пользования — деловые (официальные, коммерческие) письма, служащие средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Запрос- коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя (импортера) к продавцу (экспортеру) с просьбой представить необходимую информацию о имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товаров или предоставлении услуг.

Индекс письма — его номер, который состоит из трех частей: цифры первой части означают индекс структурного подразделения, второй части — индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последняя часть представляет собой порядковый номер исходящего документа.

Инкотермс — международные торговые правила, регулирующие разделение собственности между продавцом, покупателем и перевозчиком.

Коммерческая тайна — сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы нанести ущерб их интересам. К коммерческой тайне относят многие сведения, связанные с производством, управлением, планами, рынком, партнерами, переговорами, контрактами, ценами, аукционами, наукой и техникой, технологией, безопасностью.

Контракт — коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом и покупателем.

Предложение (оферта) — коммерческий документ, представляющий собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено покупателю в ответ на его запрос либо по инициативе самого продавца. Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условием предложения, оно называется твердым. Если предложение делается безо всяких обязательств со стороны

Документы для внешнего пользования 133

продавца и направлено не одному покупателю, оно называется свободным.

Простые деловые письма — несложные по содержанию и небольшие пообъему документы, рассылаемые в коммерческих целях. В них содержится обычно просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции.

Рекламация (претензия) — документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора, следовательно, и рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке имаркировке, платежам и к другим условиям. Рекламация обычно включает три части: 1) основание для предъявления претензии; 2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытания и другие документы); 3) конкретные требования пострадавшей стороны.

• Задания

• 35.1. Пошлите факс с письмом-просьбой:

A. Прислать каталоги производимой каким-либо предприятием необходимой
вам продукции.

Б. Оплатить за отправленный по назначению груз.

B. Сообщить адрес организации, занимающейся экспортом производимых
вами товаров.

• 35.2. Пошлите электронной почтой сообщение:

A. О непредвиденной задержке с отгрузкой товара.

Б. О перечислении предоплаты предприятию-поставщику.

B. О направлении запрашиваемых сведений по указанному адресу.

D 35.3. Познакомьтесь с приглашением на участие в научной конференции. Что в этом приглашении привлекает ваше внимание? Если бы текст подобного приглашения было поручено составить вам, что бы вы добавили в него или что изъяли из него?

Предполагается организовать работу секций на конференции «Менеджмент и экономика в системе высшего профессионального образования».

• Проблемы, пути и тенденции развития высшего профессионального образования.

• Экономическая подготовка в структуре образовательных программ стандартов по направлениям «Менеджмент» и «Экономика».

Тема 31

• Технологии подготовки менеджеров в системе высшего профессионального образования.

• Гуманитарные и правовые знания как базисный компонент в подготовке менеджера.

• О р г а н и з а ц и я послевузовского о б р а з о в а н и я по экономическим направлениям.

• Проблемы и содержание магистерской подготовки по направлениям «Экономика» и «Менеджмент».

• Иностранные языки в системе профессиональной подготовки управленческих кадров.

• Методические вопросы подготовки менеджеров в качестве второй специальности.

СРОКИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТЕЗИСОВ ДОКЛАДОВ

Тезисы докладов в объеме 1 — 2 полных страниц представляются в Оргкомитет в виде файла на дискете, набранного с использованием редактора Word 6.0 (текст должен быть набран через 1 , 5 интервала, размер шрифта № 14) и распечатки в 2-х экземплярах с этого файла на любом принтере или на пишущей машинке. Возврат дискет гарантируется в дни проведения конференции.

Структура тезисов должна быть следующей:

— инициалы и фамилия автора (или авторов) должны быть напечатаны в правом верхнем углу строчными буквами без указания степени и звания;

— через 3 интервала печатается название тезисов посередине строки прописными буквами;

— через 2 интервала строчными буквами указывается город и организация;

— через 3 интервала печатается текст тезисов.

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 434. Нарушение авторских прав

Рекомендуемые страницы:

Гуманитарные науки / Оценка бизнеса / Внутренняя информация

Внутренняя информация характеризует деятельность оцениваемого пред­приятия. Если читатель отчета не знаком с предприятием, он должен полу­чить максимально полную и точную информацию, чтобы понять особенно­сти оцениваемого предприятия.

Информационный блок внутренней информации включает:

· ретроспективные данные об истории компании;

· описание маркетинговой стратегии предприятия;

· характеристику поставщиков;

· производственные мощности;

· рабочий и управленческий персонал;

· внутреннюю финансовую информацию (данные бухгалтерского ба­ланса, отчета о финансовых результатах и движении денежных средств за 3-5 лет);

· прочую информацию.

В бизнес-плане предприятия приводятся его основные сведения: виды деятельности, характеристика отрасли, основные показатели текущего финансового состояния. В Уставе предприятия должны быть следующие данные: организационно-правовая форма, размер уставного капитала, сведения о владельцах долей уставного капитала, контрольных пакетах акций, принадлежность предприятия к концернам, ассоциациям. холдингам.

История компании. В отчете описывается процесс производства продукции по каждому виду продукции, и начинается описание с истории компании.

Маркетинговая стратегия предприятия. Маркетинговая стратегия предприятия определяется внешними факторами, о которых речь шла ранее, а также периодом жизненного цикла производимых товаров (рис. 4.4) и на­личием производственных мощностей.

Различают следующие периоды жизненного цикла производимых товаров:

I – II – разработка и внедрение товара на рынок;

III – рост объемов продажи товара. Увеличение объемов сбыта продукции обеспечивает преодоление предприятием так называемой точки безубыточности. Условно-постоянные издержки фиксированы, и выручка покрывает растущие переменные затраты;

IV – насыщение рынка производимой продукцией, пре­дельная отдача снижается;

V – сокращение объемов реализации, необходимость выработки дальнейшей стратегии: модернизация выпускаемой продукции или освоение новой.

Анализируя маркетинговую стратегию предприятия, оценщик должен сопоставить следующую информацию:

· объемы продаж за прошлый (ретроспективный), текущий и прогнози­руемый периоды;

· себестоимость реализованной продукции;

· цены товаров и услуг, их динамику;

· прогнозируемое изменение объемов спроса;

· производственные мощности.

Производственные мощности.

Объем выпускаемой продукции опре­деляется, с одной стороны, спросом на нее, а с другой, – наличием производ­ственных мощностей для ее производства. Поэтому оценщик, особенно при составлении прогнозов, учитывает данные о наличии производственных мощностей на предприятии с учетом будущих капиталовложений.

Рабочий и управленческий персонал. Управляющий предприятием может быть ключевой фигурой, обеспечи­вать эффективное управление и развитие бизнеса. Данный факт должен быть учтен в процессе оценки, например при расчете ставок дисконта, так как в случае продажи предприятия его планы в отношении будущей деятельности могут измениться. Рассмотрим еще один аспект анализа этого раздела – уровень зара­ботной платы на предприятии в сравнении со среднеотраслевыми данными. Отклонение в большую или меньшую сторону рассматривается оценщиком с целью выявления особенностей оцениваемого бизнеса и также может кор­ректироваться при нормализации отчетности.

Внутренняя финансовая отчетность. Целью анализа является определение реального фи­нансового состояния предприятия на дату оценки, действительной величины чистой прибыли, финансового риска и рыночной стоимости материаль­ных и нематериальных активов. В зависимости от целей оценки направления анализа финансового со­стояния фирмы меняются.

Основные документы финансовой отчетности, анализируемые в процессе оценки:

· бухгалтерский баланс;

· отчет о финансовых результатах;

· отчет о движении денежных средств.

Кроме того, могут использоваться и другие официальные формы бухгал­терской отчетности, а также внутренняя отчетность предприятия. В любой компании, особенно закрытого типа, оценщик может почерп­нуть информацию из набора важных документов, а также непосредственно от руководителей предприятия.

Целью работы оценщика по сбору внутренней информации являются:

· анализ истории компании для выявления будущих тенденций её развития;

· сбор информации для прогнозирования объемов продаж, денежных потоков, прибыли;

· учет факторов несистематического риска, характерных для оценивае­мого бизнеса;

· анализ финансовой документации;

· интервью с руководителями и сбор дополнительной информации, по­зволяющей сделать оценку более реалистичной.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года	5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ.

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов «Западный” и «Южный” и создании макрорегиона «Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств «Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•предоставлении отпуска;

•возложении обязанностей;

•премировании;

•переводе;

•направлении в командировку и т.д.

• По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• …и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).